Loading...
HomeMy WebLinkAboutCity Council Committees - Lodging Tax Advisory Committee - 10/10/2019 The Lodging Tax Advisory Committee typically meets in April and September to review grant requests. Unless otherwise noted, meetings are held in the Centennial Center North & South Conference Rooms, 400 West Gowe Street, Kent. For more information, contact Rhonda Bylin at 253-856-5457 or RBylin@KentWA.gov. For disability accommodation, please contact the City Clerk’s Office at 253-856-5725 in advance. For TDD relay service call Washington Telecommunications Relay Service at 7-1-1. Lodging Tax Advisory Committee Agenda Committee Members: Bill Boyce, Chair John Casey - Tim Higgins - Andrew Hutchison David Kwok – Bryan Powell – Gaila Gutierrez City Staff: Bill Ellis – Michelle Wilmot - Rhonda Bylin October 10, 2019, 4 p.m. Centennial Center ECD Large Conference Room Item Description Action Speaker Time 1. Call to order Chair Boyce 1 min 2. Roll call Chair Boyce 1 min 3. Changes to the agenda Chair Boyce 1 min 4. Approval of Minutes – Sept. 11, 2019 YES 1 min 5. Appoint Erin McCallum to the Lodging Tax Advisory Committee YES All 5 min 6 Evaluate/Score Grant Applications YES Chair Boyce 50 min 7. Next Meeting October 24, 2019 8. Adjourn Chair Boyce Page 1 of 2 Approved Lodging Tax Advisory Committee Lodging Tax Advisory Committee-Regular Meeting Minutes September 11, 2019 Date: September 11, 2019 Time: 4:00 p.m. Place: Centennial Center, South Attending: Mohamad Abouelrous, Bill Boyce, Chair John Casey, Tim Higgins, Andrew Hutchison, David Kwok, Bryan Powell Agenda: I. Call to Order 4:00 p.m. II. Roll Call Attendee Name Title Status Arrived Mohamad Abouelrous Absent Bill Boyce Chair Present John Casey Present Tim Higgins Absent Andrew Hutchison Present David Kwok Excused Bryan Powell Present Barbara Smith Absent III. Changes to the Agenda IV. Approval of the minutes 1. Approval of Minutes dated May 13, 2019 Gaila Gutierrez has replaced Barbara Smith on the Committee but this was not represented in Minute track at the time of this meeting. A quorum was achieved to pass this motion. MOTION: Move to approve the Minutes dated May 13, 2019 4.1 Packet Pg. 2 Mi n u t e s A c c e p t a n c e : M i n u t e s o f S e p 1 1 , 2 0 1 9 4 : 0 0 P M ( A p p r o v a l o f t h e M i n u t e s - S e p t e m b e r 1 1 , 2 0 1 9 ) Lodging Tax Advisory Committee Lodging Tax Advisory Committee-Regular Meeting Minutes September 11, 2019 Kent, Washington Page 2 of 2 RESULT: APPROVED [UNANIMOUS] MOVER: Andrew Hutchison SECONDER: Bryan Powell AYES: Boyce, Casey, Hutchison, Powell ABSENT: Abouelrous, Higgins, Kwok, Smith V. Welcome Gaila Gutierrez VI. Action Items 1. Reappoint Bryan Powell, John Casey, David Kwok and Tim Higgins to the Lodging Tax Advisory Committee – Confirm A quorum was achieved by the yes vote of Gaila Gutierrez who has assumed the position vacated by Barbara Smith upon retirement. MOTION: Confirm the following reappointments to the Lodging Tax Advisory Committee: Bryan Powell for a three-year term that will expire on May 31, 2022; John Casey and David Kwok for three-year terms that will expire on July 31, 2022; and Tim Higgins for a three- year term that will expire on September 5, 2022. RESULT: RECOMMENDED TO COUNCIL [UNANIMOUS] Next: 10/1/2019 7:00 PM MOVER: Andrew Hutchison SECONDER: Bryan Powell AYES: Boyce, Casey, Hutchison, Powell ABSENT: Abouelrous, Higgins, Kwok, Smith 2. Apoint New Member to the Lodging Tax Advisory Committee Committee members had questions about the possibility of making two appointments from the applicants. Chair Boyce made the decision to table the appointment of a new member until that question could be answered. Will be on the agenda for the 10/10/19 meeting. MOTION: Recommend to Council the appointment of __________________ to the Lodging Tax Advisory Committee. This appointment will fill the vacancy left by the expiration of Andrea Keikala’s term. RESULT: NO ACTION TAKEN VII. Adjournment 5:05 p.m. Committee Secretary 4.1 Packet Pg. 3 Mi n u t e s A c c e p t a n c e : M i n u t e s o f S e p 1 1 , 2 0 1 9 4 : 0 0 P M ( A p p r o v a l o f t h e M i n u t e s - S e p t e m b e r 1 1 , 2 0 1 9 ) LODGING TAX ADVISORY COMMITTEE 220 Fourth Ave S Kent, WA 98032 DATE: October 10, 2019 TO: Lodging Tax Advisory Committee SUBJECT: Appoint Erin McCallum to the Lodging Tax Advisory Committee MOTION: Recommend to Council the appointment of Erin McCallum to the Lodging Tax Advisory Committee. SUMMARY: The Lodging Tax Advisory Committee serves in an advisory capacity to the Mayor and City Council, and makes reports and recommendations regarding the expenditure of lodging tax revenues. The program is designed to fund the marketing, operation and promotion of activities, events or projects that promote Kent as a destination for business or leisure activity, and ultimately bring more people to the city. Committee membership is comprised of four members appointed by the City Council who represent businesses required to collect tax, and four members appointed by the City Council who are people involved in activities authorized to receive revenue under Chapter 67.28 RCW; and the council president appoints a member of council’s operations committee to serve as a member of and to chair the Lodging Tax Advisory Committee. Organizations representing businesses required to collect tax and organizations involved in activities authorized to receive revenue under said tax, as well as local agencies involved in tourism and promotion, may submit recommendations for membership on the committee. The Lodging Tax Advisory Committee has selected Erin McCallum from an applicant pool of five for a three-year term that will expire on September 11, 2022 Ms. McCallum is the president of First Washington, a non-profit agency headquartered in Kent which seeks to inspire young people to be science and technology leaders. Erin has spent 25 years successfully raising more than $162 million for community organizations and is a proven leader in non-profit and other fund-raising communities. The mentors, coaches and volunteers she works with inspire her every day as they work to ignite and excite Washington youth to find their passion for STEM. BUDGET IMPACT: None 5.1 Packet Pg. 4 SUPPORTS STRATEGIC PLAN GOAL: Thriving City 5.1 Packet Pg. 5 LODGING TAX ADVISORY COMMITTEE 220 Fourth Ave S Kent, WA 98032 DATE: October 10, 2019 TO: Lodging Tax Advisory Committee SUBJECT: Evaluate and Score Lodging Tax Advisory Grant Applications MOTION: Recommend to Council LTAC Grant Award Winners and funding levels for applications submitted during the September cycle which meet the qualification guidelines set forth by the State of Washington. SUMMARY: The September funding cycle is to support events occurring in 2020. See attached table for a summary of the applications received. The Committee anticipates that two meetings will be needed to complete the application evaluation and scoring process. Successful applications and the funds awarded will be considered at Committee of the Whole prior to final acceptance by Council in November or early December. Funds will be awarded in 2020. BUDGET IMPACT: No impact to City operations budget. Lodging tax revenues returned to the City which generated them are to be utilized to promote business and leisure travel. ATTACHMENTS: 1. Summary Table from IQM2 (PDF) 2. Fall 2019 Application Packet (PDF) 6.1 Packet Pg. 6 SUMMARY: Applicant Project/Event Project Timeline $ Request Project/Event Description Event Budget Previous Awardee Y/N NW Athletic Conference (Steve Turcotte) NWAC Soccer August 2020 $5,000 PNW College level tournament for both men’s and women’s teams @ Star Fire Fields $20,000 Yes, but new event NWAC / Highline College College Golf Tournament April 1, 2020 $5,000 Spring College Level Invitational Golf Tournament @ Riverbend $8,000 Yes KDP (Kent Downtown Partnership) Cajun Food & Music Festival August 2020 $10,000 One day festival celebrating Cajun food and music in the vicinity of Burlington Green Park and Railroad Avenue $10,000 Yes, but new event Aerospace Futures Alliance WA Space B2B Conference October 2020 $30,000 Ancillary Event to 2020 Aerospace Futures Alliance targeting the commercial space industry $100,000 Yes, but new event CAMPS (Center for Advanced Manufacturing Puget Sound) Professional Manufacturing Meetings and Manufacturing Trade Show various dates, discrete events throughout the year $25,000 Multiple small meetings held at ShoWare and other venues, Trade Show Event at ShoWare $100,000 Yes Thurston Economic Development Council Ctr. For Business & Innovation Aerospace Industry Day w/ NASA June 9, 2020 $10,000 Aerospace Industry event to Showcase area suppliers to NASA and NASA prime contractors, and educate PNW companies about opportunities to work with same $20,000 No 6.1.a Packet Pg. 7 At t a c h m e n t : S u m m a r y T a b l e f r o m I Q M 2 ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) City of Kent / Barokas PR and Marketing Program for Economic Growth and Industry related business travel ongoing $125,000 Target regional and national business publications to tell the story of the valley, highlight industries already here, and encourage clustering of high job yield/high income industries in the valley $125,000 Yes Kent Chamber of Commerce Kent Chamber Tourism Grant` ongoing $35,000 Promote Promote Kent businesses and events utilizing videos and other content distributed via their website and social media platforms. $50,000 Yes City of Kent / Jay Ray Visit Kent Annual Tourism Marketing Program ongoing $136,745 Integrated marketing and strategic communication programs $136,745 Yes Women in Manufacturing Manufacturing Days Summit October 2020 $35,000 2 Day Summit Event targeting local and out of area organizations, manufacturing companies and supporting organizations at the corporate and individual level. $60,000 No Request/Budget Totals: $416,745 $629,745 6.1.a Packet Pg. 8 At t a c h m e n t : S u m m a r y T a b l e f r o m I Q M 2 ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 1 From:LTAC@KentWA.gov Sent:Thursday, September 19, 2019 4:58 PM To:Wilmot, Michelle; Lodging Tax Advisory Committee; Ellis, William; Bylin, Rhonda; Kosen, Tanya Subject:City of Kent: LTAC Grant Application EXTERNAL EMAIL A new entry to a form/survey has been submitted.   Form Name: LTAC Grant Application ‐ Fall 2019 Date & Time: 09/19/2019 4:57 pm  Response #: 12  Submitter ID: 21244  IP address: 2601:603:c80:a33:600e:b051:348a:1cb6 Time to complete: 40 min. , 18 sec.   Survey Details  Page 1    General Information  This grant application period is for activities and projects in 2020.Lodging Tax grant applications are submitted  electronically and must be received by midnight on Monday, September 30, 2019. If for some reason you’re unable to  submit the application online, please send your application and any possible attachments to LTAC@KentWA.gov.  Incomplete and/or late applications will not be considered.  All applications received become public records.  1.Title of the Event/Activity 10 Word Limit NWAC Conference Soccer Matches   2.Proposed Location, Event/Activity, if applicable Starfire Soccer Fields    3.Grant Amount Requested (Whole numbers, no  punctuation, ex. 400,  2000...)  5000    4.Total Project Cost (Whole numbers, no  punctuation, ex. 400,  2000...)  20000    6.1.b Packet Pg. 9 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 2 5.Name of Organization 10 Word Limit NWAC CONFERENCE   Please ensure the individual listed below is authorized to sign financial contracts on behalf of your organization. 6.First and Last Name Steve Turcotte    7.Title Tournament Coordinator    8.Mailing Address 6426 Radiance Blvd E  Fife WA 98424   9.Phone 206‐240‐9029    10.Email sdturcotte@comcast.net    11.Federal Tax ID Number 23‐7315006    Page 2   Event/Activity Information  This information will be referenced by the Lodging Tax Advisory Committee during the grant application review  period.  Keep your responses within the word limits. (You might consider drafting responses in a word processor and  copying to the online form).  Portions of responses exceeding the word limit may not be considered.   12.Check all categories that apply to this application: [×] Leisure or business tourism promotion/marketing by a non‐profit or the City [×] Operational expenses for a tourism‐related facility operated by a non‐profit or the City   [×] Capital expenses for a tourism‐related facility owned or operated by the City [×] Marketing and/or operation of a special event or conference designed to attract leisure or business travelers 13.Describe your business or leisure travel‐related activity or event and target audience. What methods will you use to promote your project/event to business and leisure travelers (ex. mailings, advertising, social media, etc)? 250 Word Limit  The Northwest Athletic Conference is made up of colleges in Washington, Oregon and Idaho. Nearly every school has men's  and women's soccer. The conference kicks off the season with friendly matches at Starfire for two full days and nights for  both men and women. The event will be publicized on the conference web site, Twitter accounts, Facebook accounts,  college web sites, local newspapers and more.   14.How does your project/event promote a positive image for Kent as business or leisure destination? 6.1.b Packet Pg. 10 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 3 250 Word Limit  This is a big sporting event for the area with teams from all over the Northwest traveling to the Kent area to stay in local  hotels and experience what the area has to offer. The teams will play one game a day and then have plenty of time to take  in the Kent experience, like the shopping, movies and other attractions. There are 22 players on each team with 52 teams  coming to the area to take part in the NWAC Soccer Friendlies. And over 100 coaches and support staff.     15.  What kind and degree of partnership does the project/event exhibit (volunteer involvement, interjurisdictional,  corporate, business and/or civic organization support)?  250 Word Limit  The NWAC Soccer Friendlies works with volunteers to help with the event and sends invitations to other folks within the city  to see what the event has to offer. The event is ongoing all day and night and gives a chance for people to see what local  college soccer is all about.  The event also does a community service project with the Friendlies, last year it was a local Food Bank which the teams  worked with.     16.  What other revenue sources will be used to support this project/event?Are you applying for Lodging Tax Funds from  another municipality?  If yes, list the other jurisdiction(s) and amount(s) requested.  250 Word Limit  The other revenue sources are:  1. School entry fees  2. Ticket revenue  3. And there are no other lodging grants from anyone else being asked for     17.  If only partial funding is available, can the project/event be modified?Please explain how.  250 Word Limit  If there is only partial funding available that would not change the event. The NWAC Soccer Friendlies will go on for two  days and nights in late August with men's and women's matches at Starfire.     18.  Is this funding request for a new project/event or to continue or expand an ongoing project/event?  If the proposal is  associated with an existing project/event ‐ in operation for more than three years ‐ it must be for expansion or  enhancements that are clearly defined or measurable.   Please describe.    250 Word Limit  This event has been on going for two years ‐ going on a third year. In the past, NWAC soccer teams would travel to each  other's schools to play. The NWAC decided to have all the teams in one location for a big weekend of soccer games. For the  first two years it has been a great experience for the conference and the teams.       Page 3     Scope of Work    This information will be used to generate a one‐page Scope of Work for contracting purposes if your event/activity is  awarded funds.  Please summarize your responses into bulletized lists within the prescribed word limits.  Each point  should reference key objectives or milestones.     19.  Goals  Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  The event provides a top flight soccer event to the area with both men's and women's teams competing. It will give the local  soccer fans another avenue to enjoy soccer in the area.   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  6.1.b Packet Pg. 11 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 4 For high school soccer players, this is a way to see if they want to continue their soccer career in college. With most NWAC  schools offering soccer, there are plenty of chances for local kids to receive a scholarship and tuition help to play soccer on  the next level.   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  For the visiting teams, this soccer experience gives them a chance to stay in local hotels and see what the South Puget Sound area has to offer in terms of activities. With one game per day, the teams will have plenty of time and opportunity to  explore the area and see what there is to offer.   Bullet 4 ‐ 30 Word Limit  Not answered   Bullet 5 ‐ 30 Word Limit  Not answered   20.Outcomes / Deliverables Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  Last year, the event bought 350 hotel room nights in hotels in the South Puget Sound area ‐ many in the Kent area. This  year, the teams will be directed to stay in Kent‐area hotels as part of the deal. There will be over 1,200 players and coaches  in the event for 2020 along with visiting fans from out of town teams. Some teams stay up to three nights for their trip to  the NWAC Soccer Friendlies.  Attendance last year at the event was 800‐1000 in addition to the players and coaches.  THE 350 ROOMS DID NOT INCLUDE THE FANS ATTENDING THE EVENT ‐ NWAC SCHOOLS ONLY   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  The event will focus on delivering a positive experience to the teams that come in from out of town. We will have teams  from Washington, Oregon and Idaho heading to the area for the two days. Some will stay up to two to three nights in a  hotel. And soccer teams bring anywhere from 12‐20 players and coaches per team.   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  Soccer is big in the Puget Sound area, and the NWAC Soccer Friendlies gives people a chance to see what the college soccer  experience is like. There is no true tournament champion for men and women, just several games being played all day and  into the night.   Bullet 4 ‐ 30 Word Limit  Not answered   Bullet 5 ‐ 30 Word Limit  Not answered   21.Estimated Completion Date Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  The event is scheduled for Aug. 27‐28, 2020 at the Starfire Soccer Complex. The event will run on Wednesday and finish  Thursday night. There will be men's and women's games throughout both days of the competition. Games start at 8 am and  conclude at 10 pm each day. A total of 52 teams will be on hand for the event. A total of 52 games will be played through  the event.   22.Success Measures Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  The success of the event is measured on the amount of teams and games. Last year, there were 52 teams for men and  women with games taking place all day and night for two days. Success also comes in the part with the fan experience.   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  Not answered   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  Not answered   23.Outline the timeline and milestones for project completion into a list.Include dates and expectations for key activities. 250 Word Limit  Aug. 10 ‐ Information on websites, Twitter and Facebook goes out to promote the event.  Aug. 26 ‐ teams begin arriving in local hotels for the event.  Aug. 27 ‐ first games are played at Starfire.  6.1.b Packet Pg. 12 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 5 Aug, 28 ‐ second round of games are played at Starfire.     24.  What is the projected overall attendance at your proposed event/activity? 10 Word Limit, number or  range acceptable  1,200      25.  What is the projected number of attendees who will stay in Kent overnight in paid accommodations?   10 Word Limit, number or  range acceptable  600      26.  Additional Forms  If your application is awarded a grant, these forms are required for contracting purposes.  To expedite the process, please  submit the following forms to LTAC@KentWA.gov:   Vendor Form for Grant Recipient (PDF)    Form W‐9 (PDF)    Copy of Current Insurance Certificate.  While not required at time of application, grant awardees must obtain  levels of insurance prescribed in Insurance Requirements for LTAC Grant Agreement (PDF)   You may also submit any supporting documentation (presentations, reports, links, etc) to LTAC@KentWA.gov.    Be sure to note the name of your organization and activity/project referenced in your application in the email subject  line.  Keep the size of each email, with attachments, to less than 10 MB.    27.  I am an authorized agent of the nonprofit and/or public organization/agency applying for funding. I understand that:   If awarded, my organization will enter into a contract with the City of Kent and provide liability insurance for the  duration of the contract naming the City as an additional insured.    Half of the grant funds, unless otherwise specified, will be provided once the contract is executed. The remaining  half will be reimbursed after the activity/event and a signed reimbursement invoice, copies of receipts over $100  have been submitted to the City.     My organization will be required to submit a report documenting economic impact results in a format  determined by the City.   The certification field is required and cannot be left blank.  [×]           Thank you,  City of Kent   This is an automated message generated by the Vision Content Management System™. Please do not reply directly to this email.  6.1.b Packet Pg. 13 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 1 From:LTAC@KentWA.gov Sent:Thursday, September 26, 2019 3:11 PM To:Wilmot, Michelle; Lodging Tax Advisory Committee; Ellis, William; Bylin, Rhonda; Kosen, Tanya Subject:City of Kent: LTAC Grant Application EXTERNAL EMAIL A new entry to a form/survey has been submitted.   Form Name: LTAC Grant Application ‐ Fall 2019 Date & Time: 09/26/2019 3:11 pm  Response #: 14  Submitter ID: 21345  IP address: 23.25.131.66  Time to complete: 50 min. , 5 sec.   Survey Details  Page 1    General Information  This grant application period is for activities and projects in 2020.Lodging Tax grant applications are submitted  electronically and must be received by midnight on Monday, September 30, 2019. If for some reason you’re unable to  submit the application online, please send your application and any possible attachments to LTAC@KentWA.gov.  Incomplete and/or late applications will not be considered.  All applications received become public records.  1.Title of the Event/Activity 10 Word Limit Kent Cajun Food & Music Festival   2.Proposed Location, Event/Activity, if applicable Railroad Ave, Burlington Green Park    3.Grant Amount Requested (Whole numbers, no  punctuation, ex. 400,  2000...)  10000    4.Total Project Cost (Whole numbers, no  punctuation, ex. 400,  2000...)  10000    6.1.b Packet Pg. 14 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 2 5.Name of Organization 10 Word Limit Kent Downtown Partnership   Please ensure the individual listed below is authorized to sign financial contracts on behalf of your organization. 6.First and Last Name Gaila Gutierrez    7.Title Executive Director    8.Mailing Address 202 W Gowe St  Kent WA 98032   9.Phone 253‐813‐6976    10.Email Ggutierrez@kentdowntown.org    11.Federal Tax ID Number 91 1573465    Page 2   Event/Activity Information  This information will be referenced by the Lodging Tax Advisory Committee during the grant application review  period.  Keep your responses within the word limits. (You might consider drafting responses in a word processor and  copying to the online form).  Portions of responses exceeding the word limit may not be considered.   12.Check all categories that apply to this application: [×] Leisure or business tourism promotion/marketing by a non‐profit or the City [×] Marketing and/or operation of a special event or conference designed to attract leisure or business travelers 13.Describe your business or leisure travel‐related activity or event and target audience. What methods will you use to promote your project/event to business and leisure travelers (ex. mailings, advertising, social media, etc)? 250 Word Limit  The Cajun Food and Music Festival is a one‐day Louisiana style food and music festival at Railroad Ave and Burlington Green  Park. We propose a live music stage, Cajun/soul food vendors, beer garden, a BBQ and/or Cajun boil cook off, a Second Line  Parade, 'Gatorville', vendors and kids activities.   The target audience is families and 18+ outdoor and live music enthusiasts. The event will be advertised as family friendly  and intended to appeal to residents and visitors of all ages through variation in music, entertainment and attractions.  Promotion and marketing focus will be in King/Snohomish/Pierce Counties. We will be using printed promo materials, print  6.1.b Packet Pg. 15 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 3 and digital advertising, social media campaigns, signage, banners and A‐boards, NextDoor.com Meetup.com, Eventbrite,  KDP e‐blasts, press releases, online calendars, radio and media contacts. Additionally we can market to social media  followers of Altha's (5580) KDP social and eblast (5500+) and zMonroe Reptile Zoo (45K+)      14.  How does your project/event promote a positive image for Kent as business or leisure destination?  250 Word Limit  The vision for this event is to expand musical programing and enhance utilization of Historic downtown and parks.  Burlington Green park offers a scenic environment with easy access making this park an extraordinary setting for an open‐air  music and food event.    This event will attract residents and visitors to explore our downtown spaces by producing a culturally diverse and enriching  event featuring local and nationally renowned musicians with a focus on southern food, Zydeco/New Orleans style blues and  Jazz.     Our objective is to promote inclusivity and build diverse audiences through music and food. The event is proposed from  12:00 ‐ 8:00 pm.    15.  What kind and degree of partnership does the project/event exhibit (volunteer involvement, interjurisdictional,  corporate, business and/or civic organization support)?  250 Word Limit  KDP and Altha's Louisiana Cajun Spices and Kitchen will partner on this event. Altha's owner, Neil Robinson, is from New  Orleans and brings cultural expertise and local and regional fans/followers to the event. Neil has a successful business with a  large following of Washington residents and businesses and throughout the PNW including Oregon, Idaho as well as  Canadian customers. After Hurricane Katrina many individuals relocated to the PNW from Louisiana. Targeted outreach to  these individuals and business owners will begin immediately.    KDP will engage existing volunteers as well as outreach within community with volunteer opportunities.     16.  What other revenue sources will be used to support this project/event?Are you applying for Lodging Tax Funds from  another municipality?  If yes, list the other jurisdiction(s) and amount(s) requested.  250 Word Limit  In addition to grant funds, KDP will seek event sponsors and revenue from beer garden sales.  We will not apply for LTAC funds from other municipality.    17.  If only partial funding is available, can the project/event be modified?Please explain how.  250 Word Limit  If funding is limited; we could consider reducing the hours and number of performances at the event; as well explore the use  of existing facilities (park Gazebo vs renting stage/tents). We anticipate this event will grow into an annual, possibly multi  day event. Our intent is to execute an event with maximum impact; ideally it would be fully funded.    18.  Is this funding request for a new project/event or to continue or expand an ongoing project/event?  If the proposal is  associated with an existing project/event ‐ in operation for more than three years ‐ it must be for expansion or  enhancements that are clearly defined or measurable.   Please describe.    250 Word Limit  This is a new event; we envision it growing into an annual event, possibly a multi‐day festival.  We envision this event becoming the 'Cajun Crawl" with installations throughout the downtown in which attendees roam to  various locations, parks, open spaces and businesses.       Page 3   6.1.b Packet Pg. 16 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 4 Scope of Work  This information will be used to generate a one‐page Scope of Work for contracting purposes if your event/activity is  awarded funds.  Please summarize your responses into bulletized lists within the prescribed word limits.  Each point  should reference key objectives or milestones.   19.Goals Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  KDP will produce a new, one day event, Cajun Food & Music Festival, along Railroad Ave and Burlington Green Park that  celebrates the unique culture of Louisiana.   One of the most interesting histories and cultures in the US, Louisiana is famous for its unique food culture, music and the  Mardi Gras festival It's also home to some of America’s most colorful cultures including Spanish, French, African, and Native  American influences. They speak their own language, have their own style of music and a uniquely delectable cuisine.  The people and cultures of New Orleans have made it special and distinct from other cities in the US. It’s a city of festivals,  freewheeling fun and is like no other place in the world; a city with a rhythm, style and an attitude all its own. The  experiences there have been driven by out‐of‐the‐box thinkers and creative spirits.  This event is the outcome of KDP conversations with local businesses and community who desire a new and interesting  attraction to our downtown. It's also a collaboration effort with our own Louisiana treasure and downtown business, Altha's  Louisiana Cajun Spices and Seasonings. We plan to bring the festive, color and vibrancy of New Orleans to the Kent  community. There are no other family friendly festivals like it in our region; we'd like to be the first to grab this market and  grow it moving forward.   The event will feature live music performances, 2nd line parade, food booths, vendors, BBQ cookoff, a beer/wine garden  and "gaterville" (an interactive live alligator exhibit contracted through Monroe Reptile Zoo who have a following of over  45K.  KDP's mission is to create, promote and enhance vitality and culture in downtown Kent. Music and arts attract people who  spend more time in our downtown shopping, exploring and enjoying the restaurants. KDP intends to promote music and art  programs to gain popularity and momentum each year exhibiting downtown Kent as entertainment hub.  The primary goal for all KDP events is to promote our amenities and continue to build strong community by endearing  residents and visitors to historic downtown Kent. A secondary goal is to position Kent as a entertainment and arts  destination on the south end.   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  The event will feature a live music showcasing Zydeco and New Orleans style blues and/or jazz and Cajun food offerings.  Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  The event will be advertised as family friendly and intended to appeal to residents and visitors of all ages through variation  in music, entertainment and attractions.   Bullet 4 ‐ 30 Word Limit  Bullet 5 ‐ 30 Word Limit  20.Outcomes / Deliverables Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  6.1.b Packet Pg. 17 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 5 Produce a unique, family friendly and culturally rich festival. Promote downtown Kent as a destination via marketing focus in King/Snohomish/Pierce Counties, Altha's social followers (5580); KDP followers (2620), Eblast (2900), Reptile Zoo (45+K)   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  One of KDP's biggest challenges is getting people to know about the events. This is an area we need help getting the word  out. Strong marketing efforts help keep Downtown Kent in the spotlight.   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  Not answered   Bullet 4 ‐ 30 Word Limit  Not answered   Bullet 5 ‐ 30 Word Limit  Not answered     21.  Estimated Completion Date  Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  The proposed event dates is Saturday, August 15, 2020, 12:00 ‐ 8:00 pm     22.  Success Measures  Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  For this first event, our goal would be to attract 800+ event attendees throughout the day. Success would also be measured  by pre‐registrations for free tickets, as well as level of interest and participation of local businesses, vendors and talent.     Additionally, it’s increasingly important to memorialize and promote events; we propose this through video or photography.  This effort helps capture our story in art form, presents promotion/marketing tools for future events and helps us promote  Kent as a thriving music and arts destination.   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  Not answered   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  Not answered     23.  Outline the timeline and milestones for project completion into a list.Include dates and expectations for key activities. 250 Word Limit  April 2020 Begin graphic design, secure sponsors  May 2020: Secure musicians, vendors  June‐ July 2020: Event planning  August 15: Day of event  August 20: Post event followup/reporting    24.  What is the projected overall attendance at your proposed event/activity? 10 Word Limit, number or  range acceptable  800+      25.  What is the projected number of attendees who will stay in Kent overnight in paid accommodations?   10 Word Limit, number or  range acceptable  20‐50      26.  Additional Forms  If your application is awarded a grant, these forms are required for contracting purposes.  To expedite the process, please  submit the following forms to LTAC@KentWA.gov:   Vendor Form for Grant Recipient (PDF)    Form W‐9 (PDF)   6.1.b Packet Pg. 18 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 6 Copy of Current Insurance Certificate.  While not required at time of application, grant awardees must obtain levels of insurance prescribed in Insurance Requirements for LTAC Grant Agreement (PDF) You may also submit any supporting documentation (presentations, reports, links, etc) to LTAC@KentWA.gov.    Be sure to note the name of your organization and activity/project referenced in your application in the email subject  line.  Keep the size of each email, with attachments, to less than 10 MB.  27.I am an authorized agent of the nonprofit and/or public organization/agency applying for funding. I understand that: If awarded, my organization will enter into a contract with the City of Kent and provide liability insurance for the duration of the contract naming the City as an additional insured. Half of the grant funds, unless otherwise specified, will be provided once the contract is executed. The remaining half will be reimbursed after the activity/event and a signed reimbursement invoice, copies of receipts over $100 have been submitted to the City. My organization will be required to submit a report documenting economic impact results in a format determined by the City. The certification field is required and cannot be left blank.  [  ]   Thank you,  City of Kent   This is an automated message generated by the Vision Content Management System™. Please do not reply directly to this email.  6.1.b Packet Pg. 19 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 1 From:LTAC@KentWA.gov Sent:Monday, September 30, 2019 3:57 PM To:Wilmot, Michelle; Lodging Tax Advisory Committee; Ellis, William; Bylin, Rhonda; Kosen, Tanya Subject:City of Kent: LTAC Grant Application EXTERNAL EMAIL A new entry to a form/survey has been submitted.   Form Name: LTAC Grant Application ‐ Fall 2019 Date & Time: 09/30/2019 3:56 pm  Response #: 18  Submitter ID: 21393  IP address: 73.193.13.135  Time to complete: 40 min. , 28 sec.   Survey Details  Page 1    General Information  This grant application period is for activities and projects in 2020.Lodging Tax grant applications are submitted  electronically and must be received by midnight on Monday, September 30, 2019. If for some reason you’re unable to  submit the application online, please send your application and any possible attachments to LTAC@KentWA.gov.  Incomplete and/or late applications will not be considered.  All applications received become public records.  1.Title of the Event/Activity 10 Word Limit Professional Manufacturing Meetings and Manufacturing Trade Show    2.Proposed Location, Event/Activity, if applicable Meetings – ShoWare Center and Various locations, Trade Show ‐ShoWare Center   3.Grant Amount Requested (Whole numbers, no  punctuation, ex. 400,  2000...)  25000    4.Total Project Cost (Whole numbers, no  punctuation, ex. 400,  2000...)  100000    6.1.b Packet Pg. 20 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 2 5.Name of Organization 10 Word Limit CAMPS (Center for Advanced Manufacturing Puget Sound)   Please ensure the individual listed below is authorized to sign financial contracts on behalf of your organization. 6.First and Last Name Kirk Davis    7.Title Executive Director    8.Mailing Address 6915 S. 234th Street, Kent, WA 98032   9.Phone 253‐720‐2226    10.Email kirk.davis@camps‐us.com    11.Federal Tax ID Number 26‐1349668    Page 2   Event/Activity Information This information will be referenced by the Lodging Tax Advisory Committee during the grant application review  period.  Keep your responses within the word limits. (You might consider drafting responses in a word processor and  copying to the online form).  Portions of responses exceeding the word limit may not be considered.   12.Check all categories that apply to this application: [×] Leisure or business tourism promotion/marketing by a non‐profit or the City [×] Marketing and/or operation of a special event or conference designed to attract leisure or business travelers 13.Describe your business or leisure travel‐related activity or event and target audience. What methods will you use to promote your project/event to business and leisure travelers (ex. mailings, advertising, social media, etc)? 250 Word Limit  13.CAMPS will host two categories of events. a.Professional Manufacturing Meetings ‐ CAMPS hosts Round Table Breakfast meetings each year primarily at the ShoWare Center. These are business meetings on advanced manufacturing and general business topics. Attendees are primarily from  King, Snohomish, Pierce, and Kitsap counties. Occasionally, attendees come from more distant counties, such as Thurston  County. CAMPS also hosts Technical Sessions and Leadership Forums for manufacturing members. These are 3 to 4 hours of  training and development sessions.   b.In 2020, CAMPS is developing an Advanced Manufacturing Trade Show in Support of Industry 4.0. The Kent Valley is recognized as the 4th largest manufacturing and distribution center in the US. Industry 4.0 involves the transformation of  manufacturers through the adoption of advanced technologies including, robotics, artificial intelligence, augmented reality,  6.1.b Packet Pg. 21 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 3 CD Printing, Internet of Things, and other advanced techniques. The CAMPS hosted Traded Show will recruit providers of  these advanced products and services to the Kent area in support of these emerging processes. These techniques are tools  for manufacturers to use and will drive wages and salary levels to higher pay technician levels. These Industry 4.0 techniques  will be a great support for the existing Aerospace Cluster and emerging Space Cluster.    14.  How does your project/event promote a positive image for Kent as business or leisure destination?  250 Word Limit  The Kent Valley manufacturing strengths will be showcased for its existing manufacturing company capabilities and capacity  diversity.   a. In the City of Kent, there are numerous manufacturing companies operating in numerous clusters, such as the aerospace  supply chains, maritime (TriTec Mfg), heat treating (Pacific Metallurgical), Space (Blue Origin), and others with products for  saltwater desalination, medical devices, etc. Leading the way in the Internet of Things for mobile devices is Western  Integrated Technologies).   b. Another large advantage is the location in Kent of AJAC (Aerospace Joint Apprenticeship Committee) a statewide program  offering apprenticeship programs supporting the advanced manufacturing community in high skill manufacturing training.  c. Lastly, CAMPS is recognized as the connecting point for small and medium‐size manufacturers (SMM) in the region and  most importantly, CAMPS was founded by the City of Kent and Kent Chamber of Commerce in 2008. This enables SMMs to  share collaborate on costs, share best practices, and leverage multiple company participation.    15.  What kind and degree of partnership does the project/event exhibit (volunteer involvement, interjurisdictional,  corporate, business and/or civic organization support)?  250 Word Limit  CAMPS was founded on the principles of collaboration. We focus on the manufacturing community, the full supply chain,  professional service providers, and affiliate members representing government, education, and other nonprofit partners.  The model for CAMPS was defined by the feasibility study sponsored by the City of Kent and the Kent Chamber of  Commerce prior to the launch CAMPS in 2008. The primary focuses of CAMPS include innovation (access to new products,  new processes, and new technologies) and the second major pillar deals with workforce development. CAMPS has  developed a Workforce Navigator approach that includes the candidate’s preparation and understanding, companies job  description changes to include Industry 4.0 skill requirements, and the training community to address industry‐driven needs  and wants of the hiring manufacturing community.     16.  What other revenue sources will be used to support this project/event?Are you applying for Lodging Tax Funds from  another municipality?  If yes, list the other jurisdiction(s) and amount(s) requested.  250 Word Limit  CAMPS is developing the Industry 4.0 Trade show with a full scope of revenue sources:  a. Sponsorships – large OEMs (Original Equipment Manufacturers) such as Boeing, Paccar, and Amazon will be approached  to provide sponsorship support to help SMM be in alignment with their supply chain needs.  b. Vendor registrations fees – Vendors of Robotics, 3D Printers, tooling, software, training, and integrator services will be  invited to display their goods and services.  c. Regional manufacturers, such as CAMPS members will be offered display opportunities and CAMPS Members will be  offered discounted display opportunities.   d. Registration fees for attendees.     17.  If only partial funding is available, can the project/event be modified?Please explain how.  250 Word Limit  CAMPS will need to maintain the model for successful trade shows and will not alter the plan to host the only Washington  State Industry 4.0 Trade Show that will be marketed Nationally. We feel there is an opportunity to provide a large‐scale  event to attract attendees from national and possible international audiences. We envision this as a two‐day event, which  begins with a welcome reception the evening before the official Trade Show, two days of display opportunities, and  integrated into the two days there will be hosted workshops on a variety of topics provided by the vendors and sponsors.     18.  Is this funding request for a new project/event or to continue or expand an ongoing project/event?  If the proposal is  associated with an existing project/event ‐ in operation for more than three years ‐ it must be for expansion or  enhancements that are clearly defined or measurable.   Please describe.    6.1.b Packet Pg. 22 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 4 250 Word Limit  18.Funding for new project of to continue – This request is for both. CAMPS will continue to offer the Professional Manufacturing Meetings and introduce the Advanced Manufacturing Trade Show in Support of Industry 4.0. The primary  focus is on the Trade Show and this appears to have the most benefits long‐term for the full manufacturing community.  CAMPS feels this offers an opportunity to launch an event that can become a sustainable event that is self‐funding, once it is  established. We feel this has the potential to grow and become known as the best event for the manufacturing community  to learn and access the latest technologies.   Page 3   Scope of Work  This information will be used to generate a one‐page Scope of Work for contracting purposes if your event/activity is  awarded funds.  Please summarize your responses into bulletized lists within the prescribed word limits.  Each point  should reference key objectives or milestones.   19.Goals Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  Display regional SMMs to global leaders supporting Industry 4.0 applications and vendors. Showcase the Kent Valley for its  advanced manufacturing strengths, capabilities, and capacities.   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  Identify Industry 4.0 global leaders to present and emerging trends in advanced manufacturing.   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  Offer regional SMMs the opportunity to showcase their capabilities and capacities to global markets.   Bullet 4 ‐ 30 Word Limit  Integrate the staffing and training processes required to match skills with the changing technologies. Staffing will become  more technical and less unskilled and semi‐skilled.   Bullet 5 ‐ 30 Word Limit  Strengthen the full regional supply chains to support the global Original Equipment Manufacturers, such as Boeing, Blue  Origin, and Paccar. Additionally, support the supply chains partners of Amazon.  20.Outcomes / Deliverables Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  Kent Valley Manufacturers will continue to be leaders in advanced manufacturing processes and technologies. CAMPS assist  in the identification and implementation of next‐generation “advanced manufacturing” processes.   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  Workforce skill changes and training requirement will be identified to engage the training community to meet future needs,  not only focus on past trends.   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  The Kent Valley will be recognized as the Innovation Center for Industry 4.0 processes and where to do advanced  manufacturing business.   Bullet 4 ‐ 30 Word Limit  d.Kent hospitality business will benefit from attendees for the trade show and after‐show connections to regional advanced manufacturers.   Bullet 5 ‐ 30 Word Limit  Not answered   21.Estimated Completion Date Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  Industry 4.0 Trade Show – 4Q 2020. If successful an ongoing annual event.   6.1.b Packet Pg. 23 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 5 22.  Success Measures  Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  1,000 attendees at the Trade Show   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  5 Sponsorships – large OEMs (Original Equipment Manufacturers) such as Boeing, Paccar, and Amazon  50 Vendor Display registrations   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  25 regional manufacturers, such as CAMPS members to display specialized manufacturing capabilities  6 regional workforce and training providers.    23.  Outline the timeline and milestones for project completion into a list.Include dates and expectations for key activities. 250 Word Limit  a. Professional Meetings  i. Round Tables, Technical Sessions, and Leadership Forums for 2020 are in process of being developed and 2020 will be  compiled in December 2019  b. Industry 4.0 Trade Show  i. October 2019 ‐ Planning committee being formed now.   ii. November 2019 ‐ Identification of potential sponsors and vendors ‐   iii. December 2019 – Extend an invitation to selected sponsors and vendors   iv. January 2020 – Selection and Invitation of Advanced Manufacturing company by name and capabilities  v. March 2020 – formally announced the Industry 4.0 Trade Show.  1. Social Media  2. Industry publications  3. Personal Invitations     24.  What is the projected overall attendance at your proposed event/activity? 10 Word Limit, number or  range acceptable  1000      25.  What is the projected number of attendees who will stay in Kent overnight in paid accommodations?   10 Word Limit, number or  range acceptable  100 vendors      26.  Additional Forms  If your application is awarded a grant, these forms are required for contracting purposes.  To expedite the process, please  submit the following forms to LTAC@KentWA.gov:   Vendor Form for Grant Recipient (PDF)    Form W‐9 (PDF)    Copy of Current Insurance Certificate.  While not required at time of application, grant awardees must obtain  levels of insurance prescribed in Insurance Requirements for LTAC Grant Agreement (PDF)   You may also submit any supporting documentation (presentations, reports, links, etc) to LTAC@KentWA.gov.    Be sure to note the name of your organization and activity/project referenced in your application in the email subject  line.  Keep the size of each email, with attachments, to less than 10 MB.    27.  I am an authorized agent of the nonprofit and/or public organization/agency applying for funding. I understand that:   If awarded, my organization will enter into a contract with the City of Kent and provide liability insurance for the  duration of the contract naming the City as an additional insured.   6.1.b Packet Pg. 24 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 6 Half of the grant funds, unless otherwise specified, will be provided once the contract is executed. The remaining half will be reimbursed after the activity/event and a signed reimbursement invoice, copies of receipts over $100 have been submitted to the City. My organization will be required to submit a report documenting economic impact results in a format determined by the City. The certification field is required and cannot be left blank.  [×]   Thank you,  City of Kent   This is an automated message generated by the Vision Content Management System™. Please do not reply directly to this email.  6.1.b Packet Pg. 25 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 1 From:LTAC@KentWA.gov Sent:Monday, September 30, 2019 3:49 PM To:Wilmot, Michelle; Lodging Tax Advisory Committee; Ellis, William; Bylin, Rhonda; Kosen, Tanya Subject:City of Kent: LTAC Grant Application EXTERNAL EMAIL A new entry to a form/survey has been submitted.   Form Name: LTAC Grant Application ‐ Fall 2019 Date & Time: 09/30/2019 3:49 pm  Response #: 18  Submitter ID: 21391  IP address: 64.124.17.42  Time to complete: 47 min. , 1 sec.   Survey Details  Page 1    General Information  This grant application period is for activities and projects in 2020.Lodging Tax grant applications are submitted  electronically and must be received by midnight on Monday, September 30, 2019. If for some reason you’re unable to  submit the application online, please send your application and any possible attachments to LTAC@KentWA.gov.  Incomplete and/or late applications will not be considered.  All applications received become public records.  1.Title of the Event/Activity 10 Word Limit WA Space B2B Conference   2.Proposed Location, Event/Activity, if applicable 9404 E. Marginal Way South, Seattle, WA 98108   3.Grant Amount Requested (Whole numbers, no  punctuation, ex. 400,  2000...)  30000    4.Total Project Cost (Whole numbers, no  punctuation, ex. 400,  2000...)  100000    6.1.b Packet Pg. 26 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 2 5.Name of Organization 10 Word Limit Aerospace Futures Alliance   Please ensure the individual listed below is authorized to sign financial contracts on behalf of your organization. 6.First and Last Name Emily Wittman    7.Title President & CEO    8.Mailing Address 925 4th Ave, Suite 2000 Seattle, WA 98104   9.Phone 206‐510‐9828 ext. 2065109828    10.Email emilyw@afa‐wa.com    11.Federal Tax ID Number 20‐5001571    Page 2   Event/Activity Information This information will be referenced by the Lodging Tax Advisory Committee during the grant application review  period.  Keep your responses within the word limits. (You might consider drafting responses in a word processor and  copying to the online form).  Portions of responses exceeding the word limit may not be considered.   12.Check all categories that apply to this application: [×] Marketing and/or operation of a special event or conference designed to attract leisure or business travelers 13.Describe your business or leisure travel‐related activity or event and target audience. What methods will you use to promote your project/event to business and leisure travelers (ex. mailings, advertising, social media, etc)? 250 Word Limit  As currently envisioned, the WA Space B2B Conference would coincide with the 2020 Aerospace Futures Alliance Annual  Summit, held in October. B2B conferences targeting the commercial space industry are currently common in Europe, while  smaller, topic specific conferences, such as satellite or space launch sub‐sectors, are held on a small scale throughout the  United States. The WA Space B2B Conference would be the first space specific, international conference fostering business  contracts held in the United States. The target market for attendees are international and domestic space companies  seeking to expand their market share or tap into space as a new vertical for revenue. AFA is partnering with Proximum  Group, which supports and promotes the European space B2B conference. They will lead on recruiting and marketing the  event to the international market, while AFA and partner organizations will engage domestic and, importantly, local  companies to participate. Since most of the attendees will be traveling across the state, country, and world for the 2‐day  6.1.b Packet Pg. 27 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 3 event. hotel stays will be significant. AFA will partner with economic development organizations to market the event to their potential clients and contacts to drive attendance.   14.How does your project/event promote a positive image for Kent as business or leisure destination? 250 Word Limit  The City of Kent is Washington state's legacy hub of space exploration. From the Boeing Space Center to Blue Origin's  headquarters today, Kent has been a key anchor of the state's growing commercial space economy. Many stakeholders,  however, still believe that Blue, for example, is from Silicon Valley and are unaware of Kent’s current role in space R&D; in  addition to manufacturing and logistics. The WA Space B2B Conference would market Kent’s current importance to name  brand commercial space OEMs and suppliers to a national and international market of potential investors. Companies from  around the world would be exposed to the City of Kent, it’s market opportunities, and its quality of life during this event.   15.What kind and degree of partnership does the project/event exhibit (volunteer involvement, interjurisdictional, corporate, business and/or civic organization support)? 250 Word Limit  The event will draw on significant partnerships amongst the diverse space sector in Washington. Partners include trade  associations, like the Washington State Space Coalition, administered by AFA, the Dept. of Commerce, economic  development organizations, research and academic institutions, community and technical educations, and name‐brand  space companies. The event will not only foster business contracts amongst companies, but will strengthen relationships  between the public sector and these employers.   16.What other revenue sources will be used to support this project/event?Are you applying for Lodging Tax Funds from another municipality?  If yes, list the other jurisdiction(s) and amount(s) requested. 250 Word Limit  AFA will generate revenue from ticket sales, exhibitor registrations, and sponsorships, similar to its annual conference.  Proximum Group will also partner on revenue sources. This contract is currently under negotiation. AFA is not submitting for  additional Lodging Tax funding for this event.   17.If only partial funding is available, can the project/event be modified?Please explain how. 250 Word Limit  In order to execute the event, the full funding request would need to be awarded. The event must meet or exceed  comparable programming in Europe in order to establish the conference as a sustainable event.   18.Is this funding request for a new project/event or to continue or expand an ongoing project/event?  If the proposal is associated with an existing project/event ‐ in operation for more than three years ‐ it must be for expansion or enhancements that are clearly defined or measurable.   Please describe. 250 Word Limit  This funding is requested for a new project/event.   Page 3   Scope of Work  This information will be used to generate a one‐page Scope of Work for contracting purposes if your event/activity is  awarded funds.  Please summarize your responses into bulletized lists within the prescribed word limits.  Each point  should reference key objectives or milestones.   19.Goals Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  6.1.b Packet Pg. 28 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 4 Achieve business retention in Washington/Greater Seattle region (through new contracts for existing companies and  suppliers).   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  Further business recruitment (through locating new companies in the state/region).   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  Market Washington as a hub for commercial space activity, domestically and internationally.   Bullet 4 ‐ 30 Word Limit  Market Kent as a legacy hub for commercial space research and development, manufacturing, and logistics in the U.S.   Bullet 5 ‐ 30 Word Limit  Expose domestic and international attendees to the Kent Valley and it's high quality of life; generating further leisure travel  or permanent relocation for work.   20.Outcomes / Deliverables Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  As the leading commercial space trade association in Washington, AFA and the Washington State Space Coalition will  engage it's 1,400+ member companies with the event.   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  AFA/WSSC will market the event to it's extensive network of international business contacts, especially those leveraged at  international air shows.   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  AFA/WSSC will market the event to it's 1,600 contacts on its distribution list., exposing it's stakeholders to the City of Kent's  leadership on the conference.   Bullet 4 ‐ 30 Word Limit  AFA/WSSC will generate national and international buzz (earned media articles) about the event and the City of Kent's  support of the conference.   Bullet 5 ‐ 30 Word Limit  Not answered   21.Estimated Completion Date Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  The event will occur no later than October 30th, 2020.   22.Success Measures Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  700+ attendees from domestic and international commercial space companies or consultants will attend the event.   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  At least 2/3rds of attendees will be traveling for the event and will require overnight stays.   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  The event will engage local vendors, including breweries, to host events around the conference. The conference will market  these local vendors throughout the event.   23.Outline the timeline and milestones for project completion into a list.Include dates and expectations for key activities. 250 Word Limit  January ‐ June 2020: Marketing the event with Proximum Group  July 2020: Full event agenda announced. Registrations begin.   October 13th: PM Pre‐event networking at local vendor   October 14th: AM 1/2 Day AFA Summit ‐ PM 1/2 Day Space Conference   City of Kent opening the event/media opportunity   October 15th: Full Day Space Conference   24.What is the projected overall attendance at your proposed event/activity? 10 Word Limit, number or  range acceptable  700+    6.1.b Packet Pg. 29 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 5   25.  What is the projected number of attendees who will stay in Kent overnight in paid accommodations?   10 Word Limit, number or  range acceptable  2/3rds of attendees     26.  Additional Forms  If your application is awarded a grant, these forms are required for contracting purposes.  To expedite the process, please  submit the following forms to LTAC@KentWA.gov:   Vendor Form for Grant Recipient (PDF)    Form W‐9 (PDF)    Copy of Current Insurance Certificate.  While not required at time of application, grant awardees must obtain  levels of insurance prescribed in Insurance Requirements for LTAC Grant Agreement (PDF)   You may also submit any supporting documentation (presentations, reports, links, etc) to LTAC@KentWA.gov.    Be sure to note the name of your organization and activity/project referenced in your application in the email subject  line.  Keep the size of each email, with attachments, to less than 10 MB.    27.  I am an authorized agent of the nonprofit and/or public organization/agency applying for funding. I understand that:   If awarded, my organization will enter into a contract with the City of Kent and provide liability insurance for the  duration of the contract naming the City as an additional insured.    Half of the grant funds, unless otherwise specified, will be provided once the contract is executed. The remaining  half will be reimbursed after the activity/event and a signed reimbursement invoice, copies of receipts over $100  have been submitted to the City.     My organization will be required to submit a report documenting economic impact results in a format  determined by the City.   The certification field is required and cannot be left blank.  [×]           Thank you,  City of Kent   This is an automated message generated by the Vision Content Management System™. Please do not reply directly to this email.  6.1.b Packet Pg. 30 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 1 From:LTAC@KentWA.gov Sent:Monday, September 30, 2019 4:10 PM To:Wilmot, Michelle; Lodging Tax Advisory Committee; Ellis, William; Bylin, Rhonda; Kosen, Tanya Subject:City of Kent: LTAC Grant Application EXTERNAL EMAIL A new entry to a form/survey has been submitted.   Form Name: LTAC Grant Application ‐ Fall 2019 Date & Time: 09/30/2019 4:09 pm  Response #: 19  Submitter ID: 21395  IP address: 70.99.233.156  Time to complete: 32 min. , 21 sec.   Survey Details  Page 1    General Information  This grant application period is for activities and projects in 2020.Lodging Tax grant applications are submitted  electronically and must be received by midnight on Monday, September 30, 2019. If for some reason you’re unable to  submit the application online, please send your application and any possible attachments to LTAC@KentWA.gov.  Incomplete and/or late applications will not be considered.  All applications received become public records.  1.Title of the Event/Activity 10 Word Limit Aerospace Industry Day with NASA   2.Proposed Location, Event/Activity, if applicable unknown    3.Grant Amount Requested (Whole numbers, no  punctuation, ex. 400,  2000...)  10000    4.Total Project Cost (Whole numbers, no  punctuation, ex. 400,  2000...)  20000    6.1.b Packet Pg. 31 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 2 5.Name of Organization 10 Word Limit Thurston Economic Development Council Center for Business & Innovation    Please ensure the individual listed below is authorized to sign financial contracts on behalf of your organization. 6.First and Last Name Michael Cade    7.Title Executive Director    8.Mailing Address 4220 6th Ave SE Lacey, WA 98503   9.Phone 360‐464‐6041    10.Email tscroggs@thurstonedc.com    11.Federal Tax ID Number 90‐1561600    Page 2   Event/Activity Information This information will be referenced by the Lodging Tax Advisory Committee during the grant application review  period.  Keep your responses within the word limits. (You might consider drafting responses in a word processor and  copying to the online form).  Portions of responses exceeding the word limit may not be considered.   12.Check all categories that apply to this application: [×] Leisure or business tourism promotion/marketing by a non‐profit or the City [×] Marketing and/or operation of a special event or conference designed to attract leisure or business travelers 13.Describe your business or leisure travel‐related activity or event and target audience. What methods will you use to promote your project/event to business and leisure travelers (ex. mailings, advertising, social media, etc)? 250 Word Limit  The Aerospace Industry event was last held in Seattle in 2017 and attracted 150 attendees including buyers from NASA,  Boeing, Lockheed Martin, Teledyne Brown Engineering, JACOBS, and other large space prime contractors. The goal of the  event is to educate 300 businesses and innovators in the region about supplier opportunities with NASA and NASA primes.  NASA has selected our region to conduct this outreach because of our long history of supporting space missions and  because all the current innovation happening in "space valley" and the rest of our state. To promote the event, we are  recruiting partners to assist in communicating via email and social media information about the event to their members and  stakeholders. Current partners include Washington State Department of Commerce, Pacific NW Defense Coalition,  Washington Procurement Technical Assistance Center. Other partners may include Aerospace Futures Alliance and Pacific  NW Aerospace Association and others. Additional targeted e‐blasts will be sent to aerospace businesses in the tri‐state  6.1.b Packet Pg. 32 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 3 region of WA, OR, and ID who are registered to sell to the federal government. NASA has also committed to promoting the  event to their existing supply chain.   14.How does your project/event promote a positive image for Kent as business or leisure destination? 250 Word Limit  Kent has a strong history of outer space innovation and that legacy is continuing today. Having a NASA related event in the  Valley helps tell this story to the 300 attendees and NASA officials who will be in attendance. Our opening remarks and  event program will provide an opportunity for Kent City officials to tout this amazing legacy.   15.What kind and degree of partnership does the project/event exhibit (volunteer involvement, interjurisdictional, corporate, business and/or civic organization support)? 250 Word Limit  Economic development is a team sport. NASA is committed to coming to town for an outreach session in partnership with  our organization, but the event would be far less impactful if we didn't have partners to support it. We are seeking partners  from any and all outerspace and aerospace organizations and economic development professionals to help us frame the  agenda, recruit other speakers, and promote the event.   16.What other revenue sources will be used to support this project/event?Are you applying for Lodging Tax Funds from another municipality?  If yes, list the other jurisdiction(s) and amount(s) requested. 250 Word Limit  One of the venues we are looking at is in Federal Way and another is in Renton. We may pursue LTAC funding from these  cities. The primary revenue from the event will be attendee fees, but we try to keep the fees reasonable to ensure the cost  of the event does not deter attendance for the small, local businesses.   17.If only partial funding is available, can the project/event be modified?Please explain how. 250 Word Limit  yes. If only partial funding is available we can increase the cost of the event to the attendees. For example, instead of  charging $75/person we might need to chart $125/person.   18.Is this funding request for a new project/event or to continue or expand an ongoing project/event?  If the proposal is associated with an existing project/event ‐ in operation for more than three years ‐ it must be for expansion or enhancements that are clearly defined or measurable.   Please describe. 250 Word Limit  A similar, smaller, event was held in 2017 at the Museum of Flight in Seattle. The event attracted 145 attendees, 20% of  which were from out of state. We hope to grow the event this year to attract 300 attendees. This adds value to our partner,  NASA, who is looking to grow their qualified supplier base. A larger event also adds value to the businesses of the Space  Valley region. These firms can meet and showcase their capabilities to each other, forge partnerships, and further foster  outer‐space innovation.   Page 3   Scope of Work  This information will be used to generate a one‐page Scope of Work for contracting purposes if your event/activity is  awarded funds.  Please summarize your responses into bulletized lists within the prescribed word limits.  Each point  should reference key objectives or milestones.   19.Goals Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  Hold a successful aerospace event in Space Valley that attracts about 250 ‐ 350 attendees.   6.1.b Packet Pg. 33 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 4 Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  Provide Space Valley firms opportunity to meet, network, and learn from representatives from NASA and NASA prime  contractors so that they can better position themselves to contribute to the supply chain.   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  Increase the number of Washington firms that are registered to sell to NASA and NASA prime contractors.   Bullet 4 ‐ 30 Word Limit  Not answered   Bullet 5 ‐ 30 Word Limit  Not answered     20.  Outcomes / Deliverables  Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  Increase the number of firms in Washington State that are successful in winning contracts with NASA and NASA primes. This  process takes time and persistence, but an event like this is a great starting point.   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  All attendees are exposed to the legacy Space Valley has related to supporting outer‐space missions.   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  Not answered   Bullet 4 ‐ 30 Word Limit  Not answered   Bullet 5 ‐ 30 Word Limit  Not answered     21.  Estimated Completion Date  Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  NASA has set a date of June 9, 2020. We are working with their team on other potential options.     22.  Success Measures  Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  250‐350 attendees will attend and be exposed to the Space Valley.   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  Survey results will indicate the event was of value to their firm.   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  Not answered     23.  Outline the timeline and milestones for project completion into a list.Include dates and expectations for key activities. 250 Word Limit  November 1, 2019 contracts signed with Venue, catering, sound, etc. Save the date is distributed to 2017 attendees and  others  November 15, 2019 Partnerships formalized with aerospace related organizations. Regular check in meetings are scheduled. January 1, 2019 Promotion begins through Washington Procurement Technical Assistance Center, PTAC, Pacific NW Defense  Coalition, and others. Social media content begins.   April 1, 2020 Agenda is finalized with NASA team members  June 9, 2020 Event is held     24.  What is the projected overall attendance at your proposed event/activity? 10 Word Limit, number or  range acceptable  250‐350      25.  What is the projected number of attendees who will stay in Kent overnight in paid accommodations?   10 Word Limit, number or  range acceptable  25‐30 rooms (in 2017, we had 145 people and 20 people stayed overnight)      6.1.b Packet Pg. 34 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 5 26.  Additional Forms  If your application is awarded a grant, these forms are required for contracting purposes.  To expedite the process, please  submit the following forms to LTAC@KentWA.gov:   Vendor Form for Grant Recipient (PDF)    Form W‐9 (PDF)    Copy of Current Insurance Certificate.  While not required at time of application, grant awardees must obtain  levels of insurance prescribed in Insurance Requirements for LTAC Grant Agreement (PDF)   You may also submit any supporting documentation (presentations, reports, links, etc) to LTAC@KentWA.gov.    Be sure to note the name of your organization and activity/project referenced in your application in the email subject  line.  Keep the size of each email, with attachments, to less than 10 MB.    27.  I am an authorized agent of the nonprofit and/or public organization/agency applying for funding. I understand that:   If awarded, my organization will enter into a contract with the City of Kent and provide liability insurance for the  duration of the contract naming the City as an additional insured.    Half of the grant funds, unless otherwise specified, will be provided once the contract is executed. The remaining  half will be reimbursed after the activity/event and a signed reimbursement invoice, copies of receipts over $100  have been submitted to the City.     My organization will be required to submit a report documenting economic impact results in a format  determined by the City.   The certification field is required and cannot be left blank.  [×]           Thank you,  City of Kent   This is an automated message generated by the Vision Content Management System™. Please do not reply directly to this email.  6.1.b Packet Pg. 35 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 1 From:LTAC@KentWA.gov Sent:Monday, September 30, 2019 5:27 PM To:Wilmot, Michelle; Lodging Tax Advisory Committee; Ellis, William; Bylin, Rhonda; Kosen, Tanya Subject:City of Kent: LTAC Grant Application EXTERNAL EMAIL A new entry to a form/survey has been submitted.   Form Name: LTAC Grant Application ‐ Fall 2019 Date & Time: 09/30/2019 5:26 pm  Response #: 20  Submitter ID: 21399  IP address: 146.129.252.126  Time to complete: 51 min. , 47 sec.   Survey Details  Page 1    General Information  This grant application period is for activities and projects in 2020.Lodging Tax grant applications are submitted  electronically and must be received by midnight on Monday, September 30, 2019. If for some reason you’re unable to  submit the application online, please send your application and any possible attachments to LTAC@KentWA.gov.  Incomplete and/or late applications will not be considered.  All applications received become public records.  1.Title of the Event/Activity 10 Word Limit PR and Marketing Program to build Economic Growth and Promote Business Travel for Kent  Valley  2.Proposed Location, Event/Activity, if applicable Kent Valley, WA    3.Grant Amount Requested (Whole numbers, no  punctuation, ex. 400,  2000...)  125000    4.Total Project Cost 6.1.b Packet Pg. 36 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 2 (Whole numbers, no  punctuation, ex. 400,  2000...)  125000    5.Name of Organization 10 Word Limit City of Kent    Please ensure the individual listed below is authorized to sign financial contracts on behalf of your organization. 6.First and Last Name Michelle Wilmot; Bill Ellis    7.Title Economic Development Division    8.Mailing Address 220 4th Ave. S.  Kent, WA 98032   9.Phone 253‐856‐5709    10.Email mwilmot@kentwa.gov    11.Federal Tax ID Number 91‐1934451    Page 2   Event/Activity Information This information will be referenced by the Lodging Tax Advisory Committee during the grant application review  period.  Keep your responses within the word limits. (You might consider drafting responses in a word processor and  copying to the online form).  Portions of responses exceeding the word limit may not be considered.   12.Check all categories that apply to this application: [×] Leisure or business tourism promotion/marketing by a non‐profit or the City [×] Marketing and/or operation of a special event or conference designed to attract leisure or business travelers 13.Describe your business or leisure travel‐related activity or event and target audience. What methods will you use to promote your project/event to business and leisure travelers (ex. mailings, advertising, social media, etc)? 250 Word Limit  We intend to seek the services of a firm with expertise in business promotion to drive economic growth and promote  business travel. Kent needs expertise in story placement with influential news media, influencer engagement, and  communication with relevant associations that can refer business to Kent. Our goals are to:  Establish Kent as the World’s Space Valley and hotbed of aerospace and manufacturing activity  6.1.b Packet Pg. 37 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 3 Generate business and business tourism by placing stories in regional and national business publications (ie: Meetings &  Conventions)  Sustain media placements highlighting aerospace activity in Kent through ongoing earned media placements; we have a  great opportunity to leverage Kent's involvement in outer space exploration with the coming 50th anniversaries of Apollo  missions 15, 16, and 17, our state landmark nomination of the Lunar Rovers on the moon, and Blue Origin’s expansion, as  examples.  14.How does your project/event promote a positive image for Kent as business or leisure destination? 250 Word Limit  By showcasing the great companies, like Blue Origin and Boeing, Hexcel, Omax, etc. that already call Kent home, we can  establish a brand for Kent Space Valley to attract new businesses and business travelers.  By drawing on the rich history of Kent, its workforce and current high‐profile businesses, we need a firm to craft narratives  that speak to a variety of audiences: local/regional (Seattle Times, King5, etc.); national (Forbes, Bloomberg); and industry  (Space News, Space Intel Report).  By creating narratives that speak to various business‐specific audiences, a firm can segment outreach to target stakeholders  that will drive the overall economic development of the area. Specifically, we want to drive interest from existing or new  aerospace companies looking to relocate or secure office space, or host space focused events in the area. This will have a  trickle‐down effect to include broader tourism benefiting hotels, restaurants, transportation companies, etc.   15.What kind and degree of partnership does the project/event exhibit (volunteer involvement, interjurisdictional, corporate, business and/or civic organization support)? 250 Word Limit  We envision an ongoing partnership where the City provides information about developments and milestones in Kent  Valley, and the firm will develop the best strategies and channels to promote the content. We also would seek  support/involvement by Kent's corporate and business entities. In fact, we have successfully partnered with our neighboring  jurisdictions in Auburn, Renton, Tukwila and Pacific to collectively market Kent Valley as a premiere destination for  aerospace and advanced manufacturing. The thinking is we'll better compete as a unified group, one that collectively can  make its case far more effectively, than we can on our own.   16.What other revenue sources will be used to support this project/event?Are you applying for Lodging Tax Funds from another municipality?  If yes, list the other jurisdiction(s) and amount(s) requested. 250 Word Limit  If approved, this program will be supported with Lodging Tax Fund. We strongly believe that the results of an ongoing  marketing program for the City/region will have the greatest impact overall on our economic growth and will benefit all  segments of our community — both business and leisure.   17.If only partial funding is available, can the project/event be modified?Please explain how. 250 Word Limit  While we'd seek a full proposal including detailed strategies to achieve our objectives, if only partial funding is available, the  scope of the project would be reduced and deliverables adjusted.   18.Is this funding request for a new project/event or to continue or expand an ongoing project/event?  If the proposal is associated with an existing project/event ‐ in operation for more than three years ‐ it must be for expansion or enhancements that are clearly defined or measurable.   Please describe. 250 Word Limit  This is a continuation of an ongoing project we have to further establish Kent as the World’s Space Valley and hotbed of  aerospace and manufacturing activity. As well as to generate business and business tourism by placing stories in regional  and national publications (ie: Meetings & Conventions). And finally, to sustain media placements highlighting aerospace  activity in Kent through ongoing earned media placements.  6.1.b Packet Pg. 38 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 4 Page 3   Scope of Work  This information will be used to generate a one‐page Scope of Work for contracting purposes if your event/activity is  awarded funds.  Please summarize your responses into bulletized lists within the prescribed word limits.  Each point  should reference key objectives or milestones.   19.Goals Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  Business promotion and marketing to drive economic growth and promote business travel.   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  Establish Kent as the World’s Space Valley and hotbed of aerospace and manufacturing activity   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  Generate business and business tourism by placing stories in regional and national publications (ie: Meetings & Conventions)  Bullet 4 ‐ 30 Word Limit  Sustain media placements highlighting aerospace activity in Kent through ongoing earned media placements; we have a  great opportunity to leverage Kent's involvement in outer space exploration with the coming 50th anniversaries of Apollo  missions 15, 16, and 17, our state landmark nomination of the Lunar Rovers on the moon, and Blue Origin’s expansion, as  examples.   Bullet 5 ‐ 30 Word Limit  Not answered   20.Outcomes / Deliverables Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  Quarterly communications plans aiming to obtain positive news coverage about Kent Valley's aerospace companies, and its  amenities including it specialized workforce, advanced manufacturing prowess and accessible location in the Seattle metro.  Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  Establish Kent as the World’s Space Valley and hotbed of aerospace and manufacturing activity through ongoing media  placements, social media activitity   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  Not answered   Bullet 4 ‐ 30 Word Limit  Not answered   Bullet 5 ‐ 30 Word Limit  Not answered   21.Estimated Completion Date Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  Marketing and promotion activities for the 2020 calendar year.   22.Success Measures Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  Increased number of media placements, social media activity and brand awareness   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  6.1.b Packet Pg. 39 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 5 By showcasing the great companies, like Blue Origin and Boeing, Hexcel, Omax, etc. that already call Kent home, we can  establish a brand for Kent Space Valley to attract new businesses and business travelers.   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  New business activity, whether it is in new conferences holding their events here, or new companies expanding or growing  their operations here, would substantiate the value of this marketing effort.     23.  Outline the timeline and milestones for project completion into a list.Include dates and expectations for key activities. 250 Word Limit  Planning:  ‐ Develop detailed 1/4ly communications plans inclusive of rich history of Kent’s aerospace innovation, and focus on content  that establishes the region.  ‐ Meet with partners to consult on strategy and execution of PR and messaging.    Media Relations:  ‐ Maintain steady cadence of proactive and response media outreach to local, national and industry to garner coverage.  ‐ 2‐3 proactive media campaigns (per quarter)  ‐ Draft and distribute one press release to announce the branding of Kent Space Valley.  ‐ Vet editorial opportunities for participation.  ‐ Build valued relationships with reporters to continue lifecycle of coverage.  ‐ Unlimited response outreach  ‐ Unlimited delivery of prep materials and staffing of briefings    Counsel:  ‐Bi‐weekly account team syncs; quarterly media coverage recaps to include media placements, number of impressions and  social shares.  ‐ Ongoing team syncs, counsel and reporting    24.  What is the projected overall attendance at your proposed event/activity? 10 Word Limit, number or  range acceptable  NA      25.  What is the projected number of attendees who will stay in Kent overnight in paid accommodations?   10 Word Limit, number or  range acceptable  NA      26.  Additional Forms  If your application is awarded a grant, these forms are required for contracting purposes.  To expedite the process, please  submit the following forms to LTAC@KentWA.gov:   Vendor Form for Grant Recipient (PDF)    Form W‐9 (PDF)    Copy of Current Insurance Certificate.  While not required at time of application, grant awardees must obtain  levels of insurance prescribed in Insurance Requirements for LTAC Grant Agreement (PDF)   You may also submit any supporting documentation (presentations, reports, links, etc) to LTAC@KentWA.gov.    Be sure to note the name of your organization and activity/project referenced in your application in the email subject  line.  Keep the size of each email, with attachments, to less than 10 MB.    27.  I am an authorized agent of the nonprofit and/or public organization/agency applying for funding. I understand that:  6.1.b Packet Pg. 40 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 6 If awarded, my organization will enter into a contract with the City of Kent and provide liability insurance for the duration of the contract naming the City as an additional insured. Half of the grant funds, unless otherwise specified, will be provided once the contract is executed. The remaining half will be reimbursed after the activity/event and a signed reimbursement invoice, copies of receipts over $100 have been submitted to the City. My organization will be required to submit a report documenting economic impact results in a format determined by the City. The certification field is required and cannot be left blank.  [×]   Thank you,  City of Kent   This is an automated message generated by the Vision Content Management System™. Please do not reply directly to this email.  6.1.b Packet Pg. 41 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 1 From:LTAC@KentWA.gov Sent:Monday, September 30, 2019 5:57 PM To:Wilmot, Michelle; Lodging Tax Advisory Committee; Ellis, William; Bylin, Rhonda; Kosen, Tanya Subject:City of Kent: LTAC Grant Application EXTERNAL EMAIL A new entry to a form/survey has been submitted.   Form Name: LTAC Grant Application ‐ Fall 2019 Date & Time: 09/30/2019 5:56 pm  Response #: 21  Submitter ID: 21401  IP address: 2603:3023:304:eb00:ae:ba6d:fe25:e324 Time to complete: 26 min. , 43 sec.   Survey Details  Page 1    General Information  This grant application period is for activities and projects in 2020.Lodging Tax grant applications are submitted  electronically and must be received by midnight on Monday, September 30, 2019. If for some reason you’re unable to  submit the application online, please send your application and any possible attachments to LTAC@KentWA.gov.  Incomplete and/or late applications will not be considered.  All applications received become public records.  1.Title of the Event/Activity 10 Word Limit Kent Chamber of Commerce Tourism Grant    2.Proposed Location, Event/Activity, if applicable 524 W. Meeker St, Suite #100    3.Grant Amount Requested (Whole numbers, no  punctuation, ex. 400,  2000...)  35000    4.Total Project Cost (Whole numbers, no  punctuation, ex. 400,  2000...)  50000    6.1.b Packet Pg. 42 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 2 5.Name of Organization 10 Word Limit Kent Chamber of Commerce    Please ensure the individual listed below is authorized to sign financial contracts on behalf of your organization. 6.First and Last Name Zenovia Harris     7.Title Chief Executive Officer     8.Mailing Address 524 W. Meeker St Kent, Wa 98032   9.Phone 253‐854‐1770 ext. 140    10.Email zharris@kentchamber.com    11.Federal Tax ID Number 91‐0762912    Page 2   Event/Activity Information This information will be referenced by the Lodging Tax Advisory Committee during the grant application review  period.  Keep your responses within the word limits. (You might consider drafting responses in a word processor and  copying to the online form).  Portions of responses exceeding the word limit may not be considered.   12.Check all categories that apply to this application: [×] Leisure or business tourism promotion/marketing by a non‐profit or the City [×] Operational expenses for a tourism‐related facility operated by a non‐profit or the City   [×] Capital expenses for a tourism‐related facility owned or operated by the City [×] Marketing and/or operation of a special event or conference designed to attract leisure or business travelers 13.Describe your business or leisure travel‐related activity or event and target audience. What methods will you use to promote your project/event to business and leisure travelers (ex. mailings, advertising, social media, etc)? 250 Word Limit  Activities (target audience)   1.Relocation Guide 4k copies printed (Kent residents 4k hard copies, quarterly updated digital format) 2.Diversity Conference & Hiring event – 2 days ‐ minority women in leadership conference/nontraditional careers/diversity & equity (King County residents)   3.Tourism Information Center – upgrade to host events in the space (King County residents) 4.Visit Kent section on the website via Kentchamber.com enhancements (US) 5.Business Incubator Space– located at the Kent Chamber – 3 business stations – community hub – nonmembers & 6.1.b Packet Pg. 43 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 3 members use (King County residents)  6.Quarterly “best of” or “have you heard” Kent Video Series hosted on kentchamber.com, Facebook, social media, members and non‐members (Kent Businesses Only)   1.Promotion 2.Facebook (recent promotion example ‐ Taste of Kent 2019 100.9k people reached, 5.2k responses) Yes 100k people reached shared over 350 times in 40 days – all organic  3.Facebook Promotions ‐ $50.00 per event 4.EZTVspots – Commercial for events $1500.00 for concentrated commercial schedule 5.KdHall Communications PR contract – local news King % Kiro, etc. $5000 contract for 2 events (King 5 interview already completed)  6.Direct mail 7.Aboard 8.Flyers 9.Local radio stations 10.YouTube Channel 11.Professional photography – directory, website etc 12.www.kentchamber.com website banners 14.How does your project/event promote a positive image for Kent as business or leisure destination? 250 Word Limit  1.Showcasing our diverse community leaders 2.Showcase our diverse employment opportunities 3.City of Kent and Chamber working together for the betterment of the City 4.Creating economic growth 5.Providing opportunities for business owners to use space at reasonable or no cost 6.upgrade to office space to be more inviting and business‐friendly 7.Highlight local businesses both member and non‐member businesses 8.Partnerships with non‐profit organizations such as the community in schools, KentHope, Northwest Harvest, etc. 15.What kind and degree of partnership does the project/event exhibit (volunteer involvement, interjurisdictional, corporate, business and/or civic organization support)? 250 Word Limit  The Kent Chamber has a commitment from and or is committed to partnering with the following companies to partner on  the events listed above:  EZTV Spots, Northwest Harvest, KentHope, Kent School district, Oberto, King 5 (via PR rep), KdHall Communications,  Showare Center, Kent Valley Chambers: Renton, Covington, SouthSide Auburn, American Heart Association volunteers,  Alaksa USA volunteers, BECU volunteers   16.What other revenue sources will be used to support this project/event?Are you applying for Lodging Tax Funds from another municipality?  If yes, list the other jurisdiction(s) and amount(s) requested. 250 Word Limit  The Kent COC has a robust membership involvement that funds our organization through sponsorships, memberships, and  in‐kind donations. The Kent Chamber is not applying for funds from another municipality. Two of the events will need to be  supported by additional sponsorships from non‐members.   17.If only partial funding is available, can the project/event be modified?Please explain how. 250 Word Limit  Yes, the project can be modified but at a significant cost and ability to provide events, services and constant contact with  community members. In 2019 the KCoC was only awarded 1/2 of the funds requested and that significantly decreased the  activities involved, couldn't highlight non‐members, no staff to focus on visitor center and updated information, a limited  number of directories but should be increased and increase on who it is sent to.   6.1.b Packet Pg. 44 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 4 18.  Is this funding request for a new project/event or to continue or expand an ongoing project/event?  If the proposal is  associated with an existing project/event ‐ in operation for more than three years ‐ it must be for expansion or  enhancements that are clearly defined or measurable.   Please describe.    250 Word Limit  Yes, this request is for ongoing project, much‐needed enhancements, and necessary expansion. With new Chamber  leadership after 10 years, the chamber is poised to adapt and succeed at creating innovative and diverse ways to highlight  Kent as the 3rd largest city in King County.   The chamber is looking to reach out to our diverse population with videos, youtube, and social media and still cater to our  community who value directories and such.   We have changed the directory release date from March to January to ensure the publication is in circulation the entire  year.   Increased committee to hand out and send out directories to surrounding chambers, rental space, real estate offices etc.       Page 3     Scope of Work    This information will be used to generate a one‐page Scope of Work for contracting purposes if your event/activity is  awarded funds.  Please summarize your responses into bulletized lists within the prescribed word limits.  Each point  should reference key objectives or milestones.     19.  Goals  Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  This grant will help the chamber tell the story of kent and our legacy via events, newsletter publications, videos, radio, local  news and more. We want to be a one‐stop‐shop and provide a welcoming and tech‐savvy tourism Information Center to  showcase Kent businesses 24/7. The goal of this grant is to provide the Kent Valley and surrounding areas with highlights  and help Kent Chamber showcase of our diversity and unique role in economic development for the state of WA. This grant  will also allow the Chamber to reach both member and non‐member business owners to showcase why and how we are the  3rd largest city in King county.   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  Provide residents with a printed and digital copy of the Relocation Guide/ business directory. As the community changes the  online relocation guide a be changed quarterly to reflect our growth.   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  Provide Diversity & Inclusion Conference & Hiring event to showcase Kent's diversity in leadership and industry‐specific  hiring events Partner with Aerospace, advanced manufacturing companies, and temp agency to fill chronically unfilled  positions.   Bullet 4 ‐ 30 Word Limit  Provide Business Incubator Space that grassroots startups and small business owners can use to cultivate their businesses.   Bullet 5 ‐ 30 Word Limit  Highlight and bring awareness to all events quarterly “best of” or “have you heard” Kent Video Series (members & non‐ members) hosted on kentchamber.com, (Kent Businesses Only)     20.  Outcomes / Deliverables  Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  At the end of 2020 the Kent Chamber will have:   4 videos shot on location for multiple businesses in the Kent Valley  Press release on major news and radio to showcase and promote our events  Help tell the story of our aerospace legacy   Provide business with entry office space and help secure ket locations   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  6.1.b Packet Pg. 45 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 5 4K printed copies distributed in Kent and surrounding areas ‐over 5K shared online Updated quarterly  Informed residents   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  Bring local household names to the City of Kent for this event, recognize companies in Kent leading the way in D & I. Hire  event with small and large WA companies   40+ companies   1500+ attendees   Overnight stays   Bullet 4 ‐ 30 Word Limit  80% usage of incubator space quarter 2, 3 & 4  Help businesses thrive and allow use of our services ie internet, copy, computer, fax, etc.  Bullet 5 ‐ 30 Word Limit  Best of Best videos ‐   Partner with the City to choose which business to highlight  Both member and non‐member highlights  Partner with WCCE & AWB to determine industry leaders to promote  Partner with Mayor Ralph on video  21.Estimated Completion Date Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  This will be an ongoing project with the tourism center, relocation guides, videos and newsletter. The events listed above  will all be completed by October 2020.   22.Success Measures Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  3K ‐ 5K+ event attendees will be exposed to the jobs, business opportunities and diversity leaders available in the Kent  Valley.   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  Regional, state and national recognition of the innovation in Kent. Gain that spotlight in the media and to seek out  additional awards and recognition   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  Increase usership by 25% year over year in events and social media presence.   23.Outline the timeline and milestones for project completion into a list.Include dates and expectations for key activities. 250 Word Limit  January 2020 ‐ December 2020 4k printed directories delivered. 5k+ electronic views on Kentchamber.com ‐Relocation  Guide  June 2020 Diversity Conference & Hiring event – 2 days ‐ minority women in leadership conference/nontraditional  careers/diversity & equity (King County residents)   Year‐round ‐ Tourism Information Center – upgrade to host events in the space (King County residents)  Year‐round ‐ Visit Kent section on website via Kentchamber.com enhancements (US)  Year‐round ‐ Business Incubator Space–  Jan, April July. October 2020 Quarterly “best of” or “have you heard of” Kent Video Series   24.What is the projected overall attendance at your proposed event/activity? 10 Word Limit, number or  range acceptable  6000+ (includes website and mail engagement)   25.What is the projected number of attendees who will stay in Kent overnight in paid accommodations? 10 Word Limit, number or  range acceptable  100 ‐500 (heavily relied on hiring and diversity events    6.1.b Packet Pg. 46 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 6 26.  Additional Forms  If your application is awarded a grant, these forms are required for contracting purposes.  To expedite the process, please  submit the following forms to LTAC@KentWA.gov:   Vendor Form for Grant Recipient (PDF)    Form W‐9 (PDF)    Copy of Current Insurance Certificate.  While not required at time of application, grant awardees must obtain  levels of insurance prescribed in Insurance Requirements for LTAC Grant Agreement (PDF)   You may also submit any supporting documentation (presentations, reports, links, etc) to LTAC@KentWA.gov.    Be sure to note the name of your organization and activity/project referenced in your application in the email subject  line.  Keep the size of each email, with attachments, to less than 10 MB.    27.  I am an authorized agent of the nonprofit and/or public organization/agency applying for funding. I understand that:   If awarded, my organization will enter into a contract with the City of Kent and provide liability insurance for the  duration of the contract naming the City as an additional insured.    Half of the grant funds, unless otherwise specified, will be provided once the contract is executed. The remaining  half will be reimbursed after the activity/event and a signed reimbursement invoice, copies of receipts over $100  have been submitted to the City.     My organization will be required to submit a report documenting economic impact results in a format  determined by the City.   The certification field is required and cannot be left blank.  [×]           Thank you,  City of Kent   This is an automated message generated by the Vision Content Management System™. Please do not reply directly to this email.  6.1.b Packet Pg. 47 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 1 From:LTAC@KentWA.gov Sent:Monday, September 30, 2019 6:34 PM To:Wilmot, Michelle; Lodging Tax Advisory Committee; Ellis, William; Bylin, Rhonda; Kosen, Tanya Subject:City of Kent: LTAC Grant Application EXTERNAL EMAIL A new entry to a form/survey has been submitted.   Form Name: LTAC Grant Application ‐ Fall 2019 Date & Time: 09/30/2019 6:34 pm  Response #: 21  Submitter ID: 21402  IP address: 146.129.252.126  Time to complete: 51 min. , 39 sec.   Survey Details  Page 1    General Information  This grant application period is for activities and projects in 2020.Lodging Tax grant applications are submitted  electronically and must be received by midnight on Monday, September 30, 2019. If for some reason you’re unable to  submit the application online, please send your application and any possible attachments to LTAC@KentWA.gov.  Incomplete and/or late applications will not be considered.  All applications received become public records.  1.Title of the Event/Activity 10 Word Limit Visit Kent Annual Tourism Marketing Program    2.Proposed Location, Event/Activity, if applicable Facility nKent, WAame and address, city    3.Grant Amount Requested (Whole numbers, no  punctuation, ex. 400,  2000...)  136745    4.Total Project Cost (Whole numbers, no  punctuation, ex. 400,  2000...)  136745    6.1.b Packet Pg. 48 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 2 5.Name of Organization 10 Word Limit City of Kent / JayRay   Please ensure the individual listed below is authorized to sign financial contracts on behalf of your organization. 6.First and Last Name Michelle Wilmot; Bridget Baeth    7.Title ED Manager; Principal    8.Mailing Address City of Kent  220 4th Ave. S.  Kent, WA 98032  JayRay  535 Dock Street, Suite 205  Tacoma, WA 98702  9.Phone 253‐856‐5709    10.Email mwilmot@kentwa.gov    11.Federal Tax ID Number 91‐0883067    Page 2   Event/Activity Information This information will be referenced by the Lodging Tax Advisory Committee during the grant application review  period.  Keep your responses within the word limits. (You might consider drafting responses in a word processor and  copying to the online form).  Portions of responses exceeding the word limit may not be considered.   12.Check all categories that apply to this application: [×] Leisure or business tourism promotion/marketing by a non‐profit or the City [×] Marketing and/or operation of a special event or conference designed to attract leisure or business travelers 13.Describe your business or leisure travel‐related activity or event and target audience. What methods will you use to promote your project/event to business and leisure travelers (ex. mailings, advertising, social media, etc)? 250 Word Limit  Visit Kent is the annual tourism marketing program for the City of Kent. In 2020, Visit Kent will promote the city through an  integrated strategic marketing and communications program. This year will include the development of tourism assets that  will be used to promote Kent’s diverse culture through its global food scene. Tactics include: mobile optimization and  6.1.b Packet Pg. 49 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 3 maintenance of the website: visitkent.com; an annual marketing campaign to promote the Visit Kent Food Trails;  Collateral/promotional materials development; and social media. A targeted approach will help increase overall awareness  of Kent as a place for leisure and an ethnic food destination. Efforts will focus on bringing visitors to Kent during shoulder  seasons (October‐May) and encourage overnight stays, positioning Kent as a basecamp to the greater Seattle region.     14.  How does your project/event promote a positive image for Kent as business or leisure destination?  250 Word Limit  Visit Kent leverages storytelling, visuals and video to market Kent’s sense of place as a leisure destination—online and  offline. Visit Kent’s marketing promotions feature places to stay, places to eat, attractions, events, parks, trails, meetings  venues, sports, transporation options, convenient location, affordability, diverse culture and more! We collaborate with  local businesses to tell the story of Kent’s past and present through a travel blog, website, social media and advertising.  VisitKent.com features business listings and a strong call to action: Book Your Stay. A special campaign landing page:  TasteKent.com invites food enthuiasts to explore Kent’s diverse food scene.     Visit Kent earns local, regional and national attention for Kent—putting Kent in a positive spotlight. We know that what  makes a place a good place to live, also makes it a good place to visit! The two go hand‐in‐hand. As we grow awareness of  Kent as a place for fun, the community wins too!     15.  What kind and degree of partnership does the project/event exhibit (volunteer involvement, interjurisdictional,  corporate, business and/or civic organization support)?  250 Word Limit  Visit Kent works closely with The City of Kent, Kent Downtown Partnership, accesso ShoWare Center, Thunderbirds and Kent  Station to collaborate on messaging and coordinate marketing efforts, helping each other extend reach. We also work  closely with local tourism businesses including hotels, restaurants and attractions to help them tell their story through Visit  Kent’s marketing channels.     16.  What other revenue sources will be used to support this project/event?Are you applying for Lodging Tax Funds from  another municipality?  If yes, list the other jurisdiction(s) and amount(s) requested.  250 Word Limit  None     17.  If only partial funding is available, can the project/event be modified?Please explain how.  250 Word Limit  Yes. Visit Kent would work closely with the City to determine priority of strategies and tactics for 2019 to make cuts from  annual program as needed.     18.  Is this funding request for a new project/event or to continue or expand an ongoing project/event?  If the proposal is  associated with an existing project/event ‐ in operation for more than three years ‐ it must be for expansion or  enhancements that are clearly defined or measurable.   Please describe.    250 Word Limit  This request is to continue Visit Kent’s tourism leisure marketing program. In 2020 we recommend developing out tourism  assets that will create new product/enhance the Kent Food Trails including: Kent Food Trails brochure, Kent Food Trails  video series (which will give us new and engaging social media and website content, as well as dual up as commercials to run  during Thunderbirds games and in Visit Kent’s own digital campaign), Kent Food Trails photoshoot (needed to create  materials and update website). VisitKent.com is also nearly 3 years old! We’ve included budget to update plugins, increase  SEO and optimize for mobile. In addition to continuing marketing, we’ve also submitted an additional services budget  ($36,925) to include media relations—which is in addition to this $99,820. In order to create new promotions, we had to  eliminate a program (PR/Media Relations) to stay within budget. We think both marketing and PR are important, but if they  both can’t be funded this year, we’d opt to have 2020 be the year of asset development, and then 2021 can be the year of  PR to promote what’s been developed.       Page 3     6.1.b Packet Pg. 50 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 4 Scope of Work  This information will be used to generate a one‐page Scope of Work for contracting purposes if your event/activity is  awarded funds.  Please summarize your responses into bulletized lists within the prescribed word limits.  Each point  should reference key objectives or milestones.   19.Goals Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  Visit Kent will promote the city through an integrated strategic marketing and communications program including : mobile  optimization and maintenance of the website: visitkent.com; an annual marketing campaign to promote the Visit Kent Food  Trails; Collateral/promotional materials development; and social media   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  Development of tourism assets that will be used to promote Kent’s diverse culture through its global food scene.   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  Not answered   Bullet 4 ‐ 30 Word Limit  Not answered   Bullet 5 ‐ 30 Word Limit  Not answered   20.Outcomes / Deliverables Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  Website Services:  Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  Social Media Services:  Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  Marketing Services  Bullet 4 ‐ 30 Word Limit  Project Management  Bullet 5 ‐ 30 Word Limit  Media Relations Services  21.Estimated Completion Date Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  Visit Kent is an ongoing, annual tourism marketing program for the 2020 calendar year.   22.Success Measures Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  Increased awareness of Kent's global food offerings.   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  Increased visitors to Kent during shoulder seasons to encourage overnight stays   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  Visit Kent earns local, regional and national attention for Kent—putting Kent in a positive spotlight.   23.Outline the timeline and milestones for project completion into a list.Include dates and expectations for key activities. 250 Word Limit  Website Services:  Maintain website to include events calendar, business listings, seasonal hero sliders (4) including a new "book your  stay" banner, seasonal map icons and incorporate new photos and Kent Food Trails storytelling on homepage copy.  ‐Annual hosting, domain, software and plug‐in subscriptions   ‐Annual technical support plan includes resolution of bugs/errors, uptime monitoring, fast website restore (when  down), necessary theme and plug‐in updates  6.1.b Packet Pg. 51 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 5 ‐Developer allowance to optimize website for responsiveness  ‐Campaign landing page development   ‐Project management to oversee hosting   ‐Website Survey   ‐Website survey incentive   ‐Annual report of visitor data collected   Social Media Services:  ‐Develop new social media strategy   Marketing Services:  ‐Develop annual Kent Food Trails Facebook campaign   ‐Create three sweepstakes as part of Annual Kent Food Trails Campaign   ‐Annual advertising allowance (drive traffic to VisitKent.com) and Facebook Ads Manager management  ‐Boosted posts allowance on social media channels to promote events and quarterly travel blogs  ‐Write quarterly foodie travel blog   ‐Design and write Kent Food Trails brochure,   ‐Develop Kent Food Trails video series  ‐Videographer costs t  ‐Video model incentive allowance for volunteers   ‐Kent Food Trails photoshoot (2, half‐day shoots plus travel) to take photos alongside videographer   ‐Printing allowance (5,000 quantity of brochures)  ‐Collateral hours allowance for producing Visit Kent ads for Thunderbirds advertising sponsorship  ‐Write and design quarterly visitor e‐newsletter  ‐Washington Tourism Alliance membership   Project Management:  ‐Develop project work plans, track goals and provide quarterly reports of campaigns and social media (4)  ‐Project status calls (4) with client (one per quarter)   ‐Strategy meetings (2) with client, in‐person  Media Relations Services  ‐Cision media database subscription   ‐Media itinerary development and hosting allowance  ‐PR Newswire (distribute one foodie tourism release   ‐Travel blogger/influencer campaign  trips).   ‐Travel & Words Conference:  ‐Provide monthly media report   ‐Portland Monthly Magazine advertorial   ‐Enhance Visit Kent Food Trails with "meet the tastemakers" content.   24.What is the projected overall attendance at your proposed event/activity? 10 Word Limit, number or  range acceptable  NA    25.What is the projected number of attendees who will stay in Kent overnight in paid accommodations? 10 Word Limit, number or  range acceptable  NA    26.Additional Forms If your application is awarded a grant, these forms are required for contracting purposes.  To expedite the process, please submit the following forms to LTAC@KentWA.gov: 6.1.b Packet Pg. 52 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 6 Vendor Form for Grant Recipient (PDF) Form W‐9 (PDF) Copy of Current Insurance Certificate.  While not required at time of application, grant awardees must obtain levels of insurance prescribed in Insurance Requirements for LTAC Grant Agreement (PDF) You may also submit any supporting documentation (presentations, reports, links, etc) to LTAC@KentWA.gov.    Be sure to note the name of your organization and activity/project referenced in your application in the email subject  line.  Keep the size of each email, with attachments, to less than 10 MB.  27.I am an authorized agent of the nonprofit and/or public organization/agency applying for funding. I understand that: If awarded, my organization will enter into a contract with the City of Kent and provide liability insurance for the duration of the contract naming the City as an additional insured. Half of the grant funds, unless otherwise specified, will be provided once the contract is executed. The remaining half will be reimbursed after the activity/event and a signed reimbursement invoice, copies of receipts over $100 have been submitted to the City. My organization will be required to submit a report documenting economic impact results in a format determined by the City. The certification field is required and cannot be left blank.  [×]   Thank you,  City of Kent   This is an automated message generated by the Vision Content Management System™. Please do not reply directly to this email.  6.1.b Packet Pg. 53 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 1 From:LTAC@KentWA.gov Sent:Monday, September 30, 2019 9:45 PM To:Wilmot, Michelle; Lodging Tax Advisory Committee; Ellis, William; Bylin, Rhonda; Kosen, Tanya Subject:City of Kent: LTAC Grant Application EXTERNAL EMAIL A new entry to a form/survey has been submitted.   Form Name: LTAC Grant Application ‐ Fall 2019 Date & Time: 09/30/2019 9:45 pm  Response #: 22  Submitter ID: 21403  IP address: 69.147.191.11  Time to complete: 33 min. , 24 sec.   Survey Details  Page 1    General Information  This grant application period is for activities and projects in 2020.Lodging Tax grant applications are submitted  electronically and must be received by midnight on Monday, September 30, 2019. If for some reason you’re unable to  submit the application online, please send your application and any possible attachments to LTAC@KentWA.gov.  Incomplete and/or late applications will not be considered.  All applications received become public records.  1.Title of the Event/Activity 10 Word Limit Manufacturing Days Summit    2.Proposed Location, Event/Activity, if applicable Kent, WA    3.Grant Amount Requested (Whole numbers, no  punctuation, ex. 400,  2000...)  35000    4.Total Project Cost (Whole numbers, no  punctuation, ex. 400,  2000...)  60000    6.1.b Packet Pg. 54 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 2   5.  Name of Organization  10 Word Limit Women in Manufacturing      Please ensure the individual listed below is authorized to sign financial contracts on behalf of your organization.    6.  First and Last Name  Jessica Kinman      7.  Title  Vice Chair      8.  Mailing Address  6227 95th PL SW  Mukilteo, WA 98275    Women in Manufacturing (National)  6363 Oak Tree Blvd.  Independence, OH 44131    9.  Phone  360‐454‐8211      10.  Email  JKN6@3ds.com      11.  Federal Tax ID Number  81‐0921604       Page 2     Event/Activity Information    This information will be referenced by the Lodging Tax Advisory Committee during the grant application review  period.  Keep your responses within the word limits. (You might consider drafting responses in a word processor and  copying to the online form).  Portions of responses exceeding the word limit may not be considered.     12.  Check all categories that apply to this application: [×] Leisure or business tourism promotion/marketing by a non‐profit or the City [×] Operational expenses for a tourism‐related facility operated by a non‐profit or the City   [×] Capital expenses for a tourism‐related facility owned or operated by the City [×] Marketing and/or operation of a special event or conference designed to attract leisure or business travelers   13.  Describe your business or leisure travel‐related activity or event and target audience. What methods will you use to  promote your project/event to business and leisure travelers (ex. mailings, advertising, social media, etc)?  250 Word Limit  Women in Manufacturing Washington Chapter would like to host a two‐day Manufacturing Day Summit to take place in the  City of Kent in October 2020. Target audiences will be local and non‐local organizations, manufacturing companies and  6.1.b Packet Pg. 55 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 3 supporting organizations at both the corporate level and the individual level. Advertising will be done through social media  on various LinkedIn pages, WIM’s and partnering organization’s websites, and flyers will be distributed to company focals.   14.How does your project/event promote a positive image for Kent as business or leisure destination? 250 Word Limit  Our event promotes Kent as a leader in the Manufacturing industry and a great place to do business by show casing the  growing number of large and well‐known companies present as well as the diversity that the Manufacturing Industry has to  offer in Kent. As the 2nd largest industrial park on the West Coast and the 3rd largest distribution/warehouse area in the  nation, the City of Kent would be a great sponsorship to our Manufacturing Days Summit that will focus on Manufacturing in  all industries and all types. We will be showing casing this diversity through our multiple Day 1 Plant Tours (see attached  agenda for more information).   15.What kind and degree of partnership does the project/event exhibit (volunteer involvement, interjurisdictional, corporate, business and/or civic organization support)? 250 Word Limit  Partnership is very important for this event. We will be looking for volunteer involvement to help run the event. Corporate,  Business and Civic partnerships to advertise and leverage resources for the event would be useful. We will be looking to the  City of Kent for support in bringing in their local companies to participate at the business level, as well as possible support  on using Showare for the event space. Partnerships outside of the city will include other local organizations such as PNAA,  PNDC, AFA, WSSC and WIM Chapters, to help bring in people to plan and additional sponsorship as needed.   16.What other revenue sources will be used to support this project/event?Are you applying for Lodging Tax Funds from another municipality?  If yes, list the other jurisdiction(s) and amount(s) requested. 250 Word Limit  Revenue from attendee registrations, additional sponsorships from local companies that will be participating at the event  and additional organizations will be considered. There will not be any additional Lodging Tax Funds applied for.   17.If only partial funding is available, can the project/event be modified?Please explain how. 250 Word Limit  Yes, the event can be modified as needed, options would be going from two days to one day or looking for additional venues  that are provided at a lower costs, but we feel this would lose value of the two‐day summit content to the participants and  lower the interest from those traveling outside the area.   18.Is this funding request for a new project/event or to continue or expand an ongoing project/event?  If the proposal is associated with an existing project/event ‐ in operation for more than three years ‐ it must be for expansion or enhancements that are clearly defined or measurable.   Please describe. 250 Word Limit  The request is for a new event on two accounts. One, the City of Kent has not hosted a Manufacturing Summit to our  organizations knowledge and this will be WiM Washington Chapter’s first summit.   Page 3   Scope of Work  This information will be used to generate a one‐page Scope of Work for contracting purposes if your event/activity is  awarded funds.  Please summarize your responses into bulletized lists within the prescribed word limits.  Each point  should reference key objectives or milestones.   19.Goals Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  6.1.b Packet Pg. 56 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 4 Provide exposure to companies and individuals on what is offered and available in regards to Manufacturing in the Kent area  and have companies and organizations share their experiences.   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  Plan and execute a two‐day Manufacturing Days Summit event in Kent for October 2020.   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  Conduct a minimum of 4 local plant tours of Manufacturing companies covering different industries.   Bullet 4 ‐ 30 Word Limit  Set‐up and plan traveling dinners for those attendees that pre‐register.   Bullet 5 ‐ 30 Word Limit  Identify and bring in a minimum of 5 speakers/panelist for main and breakout sessions to address event attendees.   20.Outcomes / Deliverables Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  As a Women in Manufacturing organization, our organization will promote Kent as a diverse leader in the Manufacturing  Industry and will share their vision to grow opportunities for manufacturing companies and individuals looking for  manufacturing careers to our internal network of 2,500 members representing nearly 900 manufacturing companies and to  external organizations and schools within the region.   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  WiM will promote the City of Kent as a Gold Sponsorship and offer the full sponsorship packaging, continued advertising and  available attendee slots for future WiM Washington events.   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  WiM Washington Chapter will promote internally to their 21 chapters and 2,500 members.   Bullet 4 ‐ 30 Word Limit  WiM Washington Chapter will promote externally to their current and growing 134 LinkedIn followers, local WIM Corporate  sponsored companies and partner organizations   Bullet 5 ‐ 30 Word Limit  WiM Washington Chapter will conduct a post‐event customer experience survey.   21.Estimated Completion Date Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  Marketing and promotion for the October 2020 Manufacturing Days Summit will begin once grant approval has been  obtained allowing confirmation that Kent will be the location and will continue until the event conclusion, with post‐event  media mentions.   22.Success Measures Bullet 1 ‐ 30 Word Limit  Event check‐in vs registered attendees   Bullet 2 ‐ 30 Word Limit  Net Promoter Score (1‐10) from Post‐Event survey   Bullet 3 ‐ 30 Word Limit  Social media mentions #KentMFGDays2020   23.Outline the timeline and milestones for project completion into a list.Include dates and expectations for key activities. 250 Word Limit  Jan 2020: Confirm grant approval  Jan 15, 2020: Announce Save the Date and Kent partnership at our WiM Q1 Event  Feb 2020: Confirm Venue location and Dates  Feb 2020: Start Advertising Externally  June 2020: Confirm Speakers & Breakout Session topics  June 2020: Confirm MFG Company Tours & Transportation  Aug 2020: Lock in Agenda Topics  Sept 2020: Identify & Confirm Catering  Oct 2020: Event  Oct 2020: Post event survey follow‐up  6.1.b Packet Pg. 57 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s ) 5 24.What is the projected overall attendance at your proposed event/activity? 10 Word Limit, number or  range acceptable  200    25.What is the projected number of attendees who will stay in Kent overnight in paid accommodations? 10 Word Limit, number or  range acceptable  20    26.Additional Forms If your application is awarded a grant, these forms are required for contracting purposes.  To expedite the process, please submit the following forms to LTAC@KentWA.gov: Vendor Form for Grant Recipient (PDF) Form W‐9 (PDF) Copy of Current Insurance Certificate.  While not required at time of application, grant awardees must obtain levels of insurance prescribed in Insurance Requirements for LTAC Grant Agreement (PDF) You may also submit any supporting documentation (presentations, reports, links, etc) to LTAC@KentWA.gov.    Be sure to note the name of your organization and activity/project referenced in your application in the email subject  line.  Keep the size of each email, with attachments, to less than 10 MB.  27.I am an authorized agent of the nonprofit and/or public organization/agency applying for funding. I understand that: If awarded, my organization will enter into a contract with the City of Kent and provide liability insurance for the duration of the contract naming the City as an additional insured. Half of the grant funds, unless otherwise specified, will be provided once the contract is executed. The remaining half will be reimbursed after the activity/event and a signed reimbursement invoice, copies of receipts over $100 have been submitted to the City. My organization will be required to submit a report documenting economic impact results in a format determined by the City. The certification field is required and cannot be left blank.  [×]   Thank you,  City of Kent   This is an automated message generated by the Vision Content Management System™. Please do not reply directly to this email.  6.1.b Packet Pg. 58 At t a c h m e n t : F a l l 2 0 1 9 A p p l i c a t i o n P a c k e t ( 2 0 1 8 : E v a l u a t e / S c o r e L o d g i n g T a x G r a n t A p p l i c a t i o n s )